Ti tips til raskere planprosess

Unødvendig lang tidsbruk gir økte kostnader både for kommunen og forslagsstilleren. Vi møter ikke samfunnets behov, samtidig som vi risikerer planforslag som er utdaterte når vedtaket er fattet.

Norsk Eiendom er invitert inn i Forbedringsprosjektet for innsendte reguleringsplaner hos Plan- og bygningsetaten i Oslo (PBE). Målet er å oppnå god saksflyt for alle detaljreguleringssaker i Oslo kommune. Dette skal føre til å redusere samlet tid fra man bestiller et oppstartsmøte til planforslaget sendes til politisk behandling. De involverte vil bruke kortere tid, og vi oppnår en forutsigbar prosess for alle parter. PBE har satt i gang en rekke tiltak som de selv kan gjøre noe med, tiltak som vil gjøre prosessen enklere og mer forutsigbar, men også tiltak som skal gjøre samhandlingen bedre.

Men, ansvaret for tidsbruken er ikke etatens ansvar alene. Begge sider av bordet må samarbeide for å redusere tidsbruken, både etaten og forslagsstilleren. Noen tiltak vil gjøre prosessen hos motparten enklere, andre tiltak vil føre til mindre tidsbruk hos en selv. Vi tror at summen av alle tiltakene vil gi den ønskede effekten.

Hva kan vi sammen, og hver for oss, gjøre for at den totale tidsbruken går ned?

1. Sett deg inn i føringene som gjelder for området du skal planlegge i

Eiendomsutvikling er samfunnsutvikling, og samfunnsutviklingen skal styres av demokratisk valgt politisk ledelse. Gjennom kommuneplanens samfunnsdel og arealdel peker politisk ledelse ut hovedretningene for ønsket samfunnsutvikling i kommunen; hva man ønsker, hvor man ønsker dette og hovedlinjer for hvordan dette skal gjøres. De politiske visjonene for den gode by eller det gode samfunnsliv finjusteres og detaljeres videre i kommuneplaner, områdeplaner, VPOR, normer og retningslinjer. Noen føringer er spesifikke for den enkelte tomt eller område, andre er mer generelle og ivaretar ønsket utvikling mer generelt og allmenngyldig for hele eller større deler av nye prosjekter i kommunen.

Du må sette seg grundig inn i de overordnede føringene for området du skal planlegge i. Det er disse som danner premissene for planarbeidet ditt.

Noen ganger kan du kanskje oppleve at summen av alle de overordnede føringene ikke bidrar til den ønskede kvaliteten eller at føringene rett og slett står i motstrid til hverandre. Da er det viktig å belyse dette og argumentere godt for den løsningen du har valgt. Det tjener liten hensikt å forsøke å «overbevise» planmyndigheten om at planforslaget følger opp de overordnede føringene, hvis det åpenbart ikke gjør det. Legg heller energien i å forklare hvor du avviker og hvorfor. Ofte har du en god grunn og planmyndigheten behøver din gode begrunnelse for avvikene.

Tips: Bruk føringer fra gjeldende overordnet planverk når du utarbeider eget planforslag. Der du ser at forslaget ditt avviker fra overordnede planer, belys dette godt og forklar tydelig hvorfor du ønsker å avvike.

2. Et plandokument gjelder frem til et nytt er vedtatt

Politisk vedtatte føringer ligger som grunnlag for plansaksbehandlingen. Politikken meisler ut retning og ønsker for by- og samfunnsutviklingen, og forteller hvilke behov man har og hvordan man ønsker å dekke behovene.

PBEs oppgave er å fremme planer til politisk behandling som følger opp de vedtatte føringene gitt av bystyret. Disse føringene kan oppleves annerledes enn andre uformelle politiske utspill i media, debatter og så videre.

Hvilke signaler du mottar fra politikerne, formelle eller uformelle, og hvordan du tolker dem, vil være førende for hvordan du leser mulighetsrommet for utvikling av den enkelte eiendom. Både formelle og uformelle politiske signaler kan gi et godt bilde av samfunnsbehovet prosjektet skal dekke, men i et politisk styrt byråkrati vil alltid de formelle føringene veie tyngst gjennom saksbehandlingen.

Tips: Benytt de politisk vedtatte føringene som fundament i plansaken, og bruk de uformelle signalene som rettesnor for hvilke temaer som belyses og løsninger som foreslås.

3. Tidlige og tydelige rammer i planprosessen er viktig

Å komme riktig ut fra start er alle parter tjent med. De overordnede føringene gjør det forutsigbart for deg som forslagsstiller å se hvordan et område ønskes utviklet, men noen ganger behøves samhandling for å kunne manøvrere godt i disse.

God kunnskap om føringene som gjelder for området du skal planlegge i er nødvendig for en god oppstart. Stedsanalyse er et godt verktøy for en mer detaljert forståelse av stedet og et forslag til plangrep. På bakgrunn av dette utarbeides premissene for planarbeidet, hva som skal utredes og hva som må sikres i kart og bestemmelser.

Tips: Benytt den innledende plandialogen med PBE til å avklare tolkningsrommet i de overordnede føringene. Både spørsmål til utnyttelsesgrad, kvalitetsnivå og prioritering av overordnede føringer vil være nyttig å avklare tidlig.

4. Dialogprosessen er til for avklaringer, ikke forhandlinger

Ofte stiller du som forslagsstiller allerede ved oppstartsmøtet med et ferdigtygget prosjekt. Rammene for hva og hvor mye du ønsker å bygge i prosjektet er satt. Noen vil også her legge inn et forhandlingsmonn, for å være sikker på at man har et økonomisk bærekraftig prosjekt, også etter kjøpslåing med kommunen om kvaliteter og volumer gjennom dialogfasen.

Du som forslagsstiller opplever altså dialogprosessen som en forhandlingssituasjon, hvor man må gi og ta volumer og kvaliteter, og balansere dette opp mot kostnads- og inntektsbildet i prosjektet.

PBE ønsker å bruke dialogprosessen til å bidra til nødvendige avklaringer for å bringe saken videre til neste fase. Avhengig av kompleksitet vil det kunne være nødvendig å knytte de andre etatene til prosessen og PBE skal koordinere denne samhandlingen på vegne av kommunen. PBE vil altså ikke forhandle i denne fasen, men veie forslagsstillers planforslag opp mot øvrige sektormyndigheter og samfunnets interesser i området.

Det er likevel først når planforslaget er komplett og sendt inn for behandling til offentlig ettersyn at PBE kan gjøre sine vurderinger og gi tilbakemelding om de anbefaler planforslaget eller ikke, selv om de etterstreber å gi foreløpige tilbakemeldinger underveis.

Tips: Ikke bruk tiden på å kjøpslå kvaliteter og volumer med PBE, de stiller sjelden med forhandlingsmandat. PBEs arbeid består i å avveie de ulike interessene og vurdere om planforslaget svarer ut de overordnede føringene på en tilstrekkelig god måte.

5. Sørg for at saken er tilstrekkelig opplyst og forsvarlig utredet

Stadig flere og høyere ambisjoner til bokvalitet, klimahensyn, medvirkning og økt fokus på farer og konsekvenser bidrar til flere krav i byplanleggingen. Dette gjør byplanleggingen kompleks. Det er like fullt den fagkyndiges ansvar å sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst og forsvarlig utredet.

En utbredt misforståelse er at et planforslag skal være et innsalgsdokument. Det kan dermed inneholde inngående beskrivelse av hvorfor byen skal ønske seg og velge akkurat ditt prosjekt. Dette innebærer at prosjektets positive bidrag overkommuniseres, mens mindre heldige konsekvenser underkommuniseres. Utvikling er ment å skape endring og vil medføre konsekvenser. Å belyse disse konsekvensene, slik at politikerne som vedtar planene har et riktig grunnlag for vedtak, er essensielt for at planen ikke skal oppheves ved en eventuell klage.

Dessuten vil tilbakeholdelse av dokumentasjon på konsekvenser bidra til lengre saksbehandlingstid, da PBE ser seg nødt til å stadig etterspørre dokumenter i saken. Saksbehandler er ikke på jakt etter lettbente innsalgsargumenter, men tydelig dokumentasjon på hvilke konsekvenser planforslaget gir.

Tips: Et planforslag skal kommunisere til mange: blant annet saksbehandlere i kommunen, naboer i området og politikere på rådhuset. Her skal du beskrive prosjektet ditt på en måte så alle forstår, nøkternt forklare hvordan dette påvirker omgivelsene og hvordan overordnede føringer er tatt hensyn til i prosjektet. I kommunikasjonen må man legge vekt på det som er vesentlig i saken.

6. Lag omforente og gjensidig forpliktende fremdriftsplaner med partene

Vi har alle et ønske og mål om at planprosessen skal flyte godt og at vi stadig har blikket festet mot neste fase. Planleggingsarbeid er likevel ressurskrevende, og det er helt naturlig at det vil ta noe tid å utarbeide en plan. Samtidig er ikke ressursbehovet jevnt fordelt over tid og mellom aktørene, men avhenger av når vi mottar dokumenter eller bestillinger fra den andre parten. Hvis vi ikke vet når vi kan forvente dokumenter fra motparten, vil vi heller ikke kunne planlegge for ressursbehovet og tidsbruken vil øke.

Man bør tidlig i planprosessen utarbeide en gjensidig forpliktende fremdriftsplan for partene i prosessen. Slik kan både PBE og forslagsstilleren så tidlig som mulig planlegge for ressurser inn mot den enkelte plansak på riktig tidspunkt.

Tips: Ha tett dialog med hverandre om fremdriften, forhold deg til den gjensidig forpliktende fremdriftsplanen og varsle den andre parten ved forsinkelser.

7. Tillit og respekt gir effektivitet

Planleggingens vesen er målkonflikter og består av mange ulike interesser som man i større eller mindre grad vil kunne imøtekomme. I dette har vi ulike roller. Plan- og bygningsetatens hovedoppgave er å sørge for en bærekraftig samfunns- og byutvikling gjennom å ivareta regelverk, overordnede planer, samfunnsinteresser, og politiske føringer. Utbyggernes hovedoppgave er å sørge for kvalitet i byutviklingen gjennom å utvikle enkelteiendommene og ivareta sine eierinteresser. Det er i denne samhandlingen resultatene skal skapes.

Skal planprosessen bli mer forutsigbar og effektiv, må vi strebe etter en tydelig rolleforståelse og utforske en konstruktiv uenighet. Vi planlegger byen sammen, men med ulike roller.

Tips: Ha respekt for den andres oppgaver og ansvar, og ha tillit til at alle parter gjør sin del av jobben.

8. Bruk en fagkyndig som kan arealplanlegging, prosessledelse og kommunikasjon

Det er kun fagkyndige som kan utarbeide reguleringsplaner.

Det er ofte fristende å la arkitekten som tegnet de innledende volumstudiene også være fagkyndig, og til å lede planprosessen. Denne har jo allerede grunnleggende kunnskap om prosjekt og tomt, sitter på viktig kompetanse om volumstudier, romforståelse, utbyggingstypologier etc. Det er likevel ikke nødvendigvis slik at arkitekten er godt egnet som fagkyndig.

De viktigste egenskapene for en fagkyndig er prosessledelse, kommunikasjon og kunnskap om arealplan som verktøy. Den fagkyndige skal kunne sammenstille alle nødvendige fagoppgaver i plansaken, og formidle disse på en nøktern og sannferdig måte. Det er også en fordel om den fagkyndige har god forståelse for utforming av plankart og -bestemmelser, og kjenner mulighetene og begrensningene utforming av disse juridisk bindende dokumentene har.

Dette vil lette saksbehandlingen i PBE, ved at de som sitter på kompetansen og har ansvaret sender inn godt opplyste saker som er forsvarlig utredet, slik at PBE kan foreta den interesseavveiningen som er deres jobb.

Tips: Til rollen som fagkyndig bør det engasjeres en person som kan arealplanlegging, prosessledelse og kommunikasjon. Dette er ikke alltid en arkitekt.

9. Vær enige om å være uenige

I en del situasjoner vil du som utbygger og PBE ha ulik tolkning av de overordnede føringene eller ha ulik oppfatning om hvordan stedet skal utvikles. PBE bidrar til å gjøre bystyrets ønsker for byutviklingen kjent. Videre er det opp til deg på hvilken måte du følger opp dette i dine saker. En av PBEs oppgaver er å orientere om hvilken risiko en utbygger løper ved å fremme sin sak. Dette innebærer også at vi i noen sammenhenger heller bør enes om at vi ikke er enige, rett og slett for å komme videre med saken - heller enn å etterstrebe en enighet som kanskje ikke vil oppnås uansett.

Tips: Det kan være tidsbesparende å være enige om å være uenige og å avklare uenigheter tidlig.

10. God medvirkning er risikoreduserende og tidsbesparende

En planprosess er en kommunikasjonsprosess!

Medvirkning har to hovedfunksjoner. Den ene er å gi god informasjon om prosjektet slik at folk har mulighet til å komme med innspill for å gjøre planen bedre. Den andre er å innhente viktig kunnskap fra beboere og andre som kjenner stedet. Som planlegger og utvikler trenger du kunnskap som beboere og andre brukere har opparbeidet seg gjennom bruk av stedet. Denne kunnskapen må du ha så tidlig som mulig i prosessen for at den skal kunne påvirke forslaget på en god måte.

Gode medvirkningsprosesser vil altså bedre kommunikasjonsflyten rundt ditt prosjekt, gi bedre kunnskap ute i samfunnet, samtidig som du kan hente kunnskap om hva som kan løfte prosjektet ytterligere.

For at medvirkningen skal bli åpen og transparent, må planmyndigheten få dokumentasjon på det medvirkningsarbeidet som er gjennomført, slik at dette blir synlig for alle.

Avslutningsvis vil vi oppfordre til å prøve ut flere og forskjellige former for medvirkning, og anerkjenner at medvirkning også er en egen fagdisiplin.

Tips: Sørg for, test ut og dokumenter medvirkningsprosessen.

Oppsummert! 10 tips til raskere planprosess

1. Sett deg inn i føringene som gjelder for området du skal planlegge i Tips: Bruk føringer fra gjeldende overordnet planverk når du utarbeider eget planforslag. Der du ser at forslaget ditt avviker fra overordnede planer, belys dette godt og forklar tydelig hvorfor du ønsker å avvike.
2. Et plandokument gjelder frem til et nytt er vedtatt Tips: Benytt de politisk vedtatte føringene som fundament i plansaken, og bruk de uformelle signalene som rettesnor for hvilke temaer som belyses og løsninger som foreslås.
3. Tidlige og tydelige rammer i planprosessen er viktig Tips: Benytt den innledende plandialogen med PBE til å avklare tolkningsrommet i de overordnede føringene. Både spørsmål til utnyttelsesgrad, kvalitetsnivå og prioritering av overordnede føringer vil være nyttig å avklare tidlig.
4. Dialogprosessen er til for avklaringer, ikke forhandlinger Tips: Ikke bruk tiden på å kjøpslå kvaliteter og volumer med PBE, de stiller sjelden med forhandlingsmandat. PBE’s arbeid består i å avveie de ulike interessene og vurdere om planforslaget svarer ut de overordnede føringene på en tilstrekkelig god måte.
5. Sørg for at saken er tilstrekkelig opplyst og forsvarlig utredet Tips: Et planforslag skal kommunisere til mange; blant annet saksbehandlere i kommunen, naboer i området og politikere på rådhuset. Her skal du beskrive prosjektet ditt på en måte så alle forstår, nøkternt forklare hvordan dette påvirker omgivelsene og hvordan overordnede føringer er hensyntatt i prosjektet. I kommunikasjonen må man holde fokus på det som er vesentlig i saken.
6. Lag omforente og gjensidig forpliktende fremdriftsplaner med partene Tips: Ha tett dialog med hverandre om fremdriften, forhold deg til den gjensidig forpliktende fremdriftsplanen og varsle den andre parten ved forsinkelser.
7. Tillitt og respekt gir effektivitet Tips: Ha respekt for den andres oppgaver og ansvar, og ha tillit til at alle parter gjør sin del av jobben.
8. Bruk en fagkyndig som kan arealplanlegging, prosessledelse og kommunikasjon Tips: Til rollen som fagkyndig bør det engasjeres en person som kan arealplanlegging, prosessledelse og kommunikasjon. Dette er ikke alltid en arkitekt.
9. Vær enig om å være uenig Tips: Det kan være tidsbesparende å være enige om å være uenige. Avklar uenigheter tidlig.
10. God medvirkning er risikoreduserende og tidsbesparende Tips: Sørg for, test ut og dokumenter medvirkningsprosessen.