Har over 600 mill. i leiekostnader – skal få bedre styring

Byrådet i Oslo ønsker å etablere en ny koordinerende enhet for innleie av kontorlokaler. 

I dag håndterer hver enkelt kommunal virksomhet egne leieprosesser. Nå foreslås det å samle kompetansen i en egen enhet i Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY), som det også skal bli obligatorisk å bruke ved nye innleieprosesser, med få unntak.  

 – Vi må styre kommunens økonomi mer langsiktig og bruke ressursene våre best mulig. Da er det helt nødvendig å ta grep der vi finner et tydelig forbedringspotensial. Innleie av kontorlokaler er et område der vi kan og bør hente gevinster fra effektivisering, sier finansbyråd Hallstein Bjercke.   

– Vi benytter spisskompetansen i EBY innen innmgåelse og forvaltning av kontrakter, og kan samtidig se innleieporteføljen til kommunen i sammenheng med ledige kommunale bygg, sier byråd for byutvikling Anita Leirvik North.  

Har justert småhusplanen

Dagens desentraliserte modell gjør at mange virksomheter gjennomfører komplekse leieprosesser sjelden, og dermed uten å bygge opp tilstrekkelig kompetanse. 

Kommunens samlede leiekostnader for kontorlokaler er på rundt 607 millioner kroner årlig, med et snitt på 22,6 kvm per ansatt og leiekostnader på ca. 2.760 kroner per kvm. 

– I dag bruker vi betydelige midler på kontorleie, men organiserer oss ikke godt nok samlet. Ved å koordinere dette bedre kan vi både styrke kompetansen, sikre bedre oversikt og opptre mer profesjonelt i markedet, sier Bjercke. 

Den nye enheten skal blant annet: 

• gjennomføre markedssøk og hente inn tilbud 

• forhandle med utleiere på vegne av virksomhetene 

• strukturere og kvalitetssikre innleieprosesser 

• bidra til bedre oversikt over porteføljen 

Samtidig skal virksomhetene fortsatt definere egne behov og stå som formell leietaker. k

Ifølge Bjercke kan profesjonalisert forhandling og markedstilgang alene gi rundt 5 prosent lavere leiekostnader, særlig gjennom bedre forhandlinger og markedstilgang. Samtidig peker utredningen på at gevinstene i stor grad vil komme ved å dempe fremtidig kostnadsvekst. 

– Dette handler om å bruke fellesskapets midler mer effektivt. Når vi opptrer mer koordinert, kan vi oppnå bedre betingelser enn i dag, sier Bjercke. 

Det største økonomiske potensialet ligger likevel ikke primært i lavere leiepriser, men i redusert arealbruk. 

– Det største gevinstpotensialet ligger i smartere bruk av arealene våre. Det vil gi både lavere kostnader og bedre ressursutnyttelse over tid, sier finansbyråden.