Fenistra endrer eiendomsbransjen med AI. Slik ser vi på fremtiden

Prosesser i endring: Fra reaktivt til proaktivt

For å forstå hva som nå endrer seg, må vi først se på hvordan eiendomsforvaltning fungerer i dag.

Mye handler om å reagere. En tidsfrist nærmer seg, for eksempel et opsjonsvindu eller et kontraktsutløp. En manglende sikkerhet må følges opp. En kontrakt skal registreres. Oppgavene håndteres etter hvert som de dukker opp.

Hvor mye tid dette legger beslag på varierer fra selskap til selskap, og mange forvaltere bruker allerede mesteparten av tiden på analyse og kontroll. Men de reaktive oppgavene stjeler likevel tid og oppmerksomhet fra nettopp det arbeidet som krever fagkunnskapen din.

Hva hvis det kunne vært annerledes?

Med AI blir det mulig å gå fra reaktivt til proaktivt arbeid. Systemet tar hånd om rutinene i bakgrunnen, varsler deg ved avvik og manglende data, og lar deg bruke tiden på kontroll, oppfølging og analyse. Det blir ikke mindre å gjøre, men oppgaver av en annen type. Mye av det krever erfaring og vurderingsevne, og det kan ikke AI gjøre for oss. Til gjengjeld gir teknologien oss tiden tilbake til det som betyr noe.

Felix: Ny verdi for flere

Da vi begynte å utforske den nye teknologien, ble det tydelig at den ga rom for å tenke helt nytt, uten å være bundet av rammene det opprinnelige systemet er bygget på. Mindre aktører trenger ikke nødvendigvis et stort og komplekst system. For mange handler det heller om en enkel oversikt og rask tilgang til dataene som betyr noe. Samtidig kan flere roller enn forvalter, regnskapsfører og økonomisjef ha nytte av analyser og modeller bygget for sine behov, med Fenistra-data i bunn.

Det er bakgrunnen for Felix, vår helt nye AI-løsning Felix analyser din portefølje og gjør prosesser som tidligere var forbeholdt de største aktørene, tilgjengelige for flere. Felix bygger på de tre stegene beskrevet nedenfor, prompting, rådgiving og agenter, og samler automatisk innlesing av kontrakter med helsescore, kontinuerlig felleskostberegning og intelligente varsler på ett sted.

Felix er nyttig for mindre aktører som trenger mer kontroll enn et regneark gir, men også verdifullt for eksisterende Fenistra-kunder. Der Fenistra i dag dekker forvaltere og økonomifunksjoner, åpner Felix for andre roller. Eiendomssjefer kan få oversikt, og markedsteam får støtte i arbeidet med utleie av ledige lokaler. Løsningen kan brukes sammen med Fenistra eller alene. Det er nettopp dette som er det nye: samme kraft, flere formater og flere roller som kan få verdi av den.

Tre steg mot intelligente systemer

Vi ser for oss en utvikling som skjer i tre steg.

1. Prompting

 Det vi er vant til i dag: du gir en instruksjon og får et svar. En forvalter spør “Hvilke kontrakter utløper neste år?” og får svar.

2. Rådgiving 

Her bygger vi intelligente rådgivere direkte i systemet. Det kommer ikke bare et svar, men konkrete forslag basert på dataene dine: “Inntekten på denne bygningen ligger 15 % under markedsnivå. Her er tre forslag til neste reforhandling.”

3. Agenter

 Her utvikler vi intelligente agenter som spesialiserer seg på ulike oppgaver og gjør arbeidet helt eller delvis automatisk. Én agent kan kjøre fakturering, en annen overvåke kontraktvilkår og varsle om frister som nærmer seg, een tredje beregne felleskostnader løpende. Du kan også beskrive dine egne behov og lære opp løsningen, slik at agentene tilpasses dine arbeidsoppgaver.

Slik tas teknologien i bruk i praksis

Endringen fra administrativt til strategisk arbeid ser vi konkret på flere områder vi allerede tester ut.

Felleskostavregning som skjer løpende

I dag er felleskostavregning en stor jobb som ofte gjøres én gang i året. Fremover kan en agent beregne hva hver leietaker skal betale a konto løpende, og sammenligne med faktiske kostnader og budsjett. Avregningen kan kjøres når du ber om den, eller agenten kan jobbe i bakgrunnen og varsle deg ved endringer. Beregningene følger reglene du setter. Du kjenner premissene og er i førersetet, mens agenten gjør grovarbeidet. Du kan justere a konto-beløpene gjennom året, og leietakerne får ingen overraskelser. Det gir både bedre kontroll og mer fornøyde leietakere.

Helsescore på kontraktene dine

Å finne risiko og svakheter i kontraktene og porteføljen er en av de vanskeligste oppgavene i dag, fordi informasjonen ligger spredt i dokumenter, på e-post og i hodet på forvalteren. Systemet kan nå lese gjennom kontraktene og gi hver av dem en “helsescore” fra 1 til 100 ut fra hva du mener kjennetegner en god kontrakt. Den finner mangler og risiko automatisk og gir konkrete forslag til forbedring ved neste forhandling. Det som før tok timer manuelt, gjøres nå på sekunder for hele porteføljen. Løsningen erstatter ikke forvalterens vurdering, men fungerer som et supplement.

Løpende overvåking i stedet for årlige sjekker Indeksreguleringer, oppsigelsesfrister og kontrakter som går ut er frister det er viktig å ha kontroll på. I dag må informasjonen oppsøkes manuelt. Fremover kan systemet varsle deg kontinuerlig og automatisk: “Denne kontrakten skal reguleres om tre måneder. Vil du gi leietaker beskjed?” “Denne kontrakten går ut om seks måneder. Vil du reforhandle?” Dermed vet du alltid hva som krever oppfølging før det blir kritisk, og du har tid til å forberede deg.

En omstilling på rekordfart

Fenistra har i over 20 år vært markedsleder for profesjonelle eiendomsforvaltere. Vi var først ute med å digitalisere papirbaserte arbeidsprosesser, samle viktig data på ett sted og gjøre forvaltningen mer systematisk og effektiv. De siste årene han vi tatt løsningen fra lokal drift til en fullverdig skytjeneste.

Det siste året har teknologien endret seg enormt. Dette er ikke lenger bare en forbedring av eksisterende funksjonalitet. Det er en teknologisk omveltning som åpner for helt nye muligheter og stiller nye krav. For oss handler det om å gjøre begge deler samtidig. Vi videreutvikler skyløsningen og tar i bruk den nye teknologien.

“Jeg har sett alle de store endringene skje, fra migreringen til sky til digitaliseringen av manuelle prosesser. Men dette er noe helt annet. Det endrer ikke bare hvordan vi løser problemer, men hvilke problemer vi i det hele tatt kan løse,” sier Joakim Howlid, produktsjef i Fenistra.

Sikkerhet blir enda viktigere enn før

AI brukes også aktivt med dem med onde hensikter, og statistikk viser at cyberangrep er kraftig økende, og de er mer sofistikerte. Trygge leverandører med sikre løsninger blir derfor stadig viktigere. 

Som en del av Visma har vi et solid fundament med lang erfaring, strenge sikkerhetskrav og ISO-sertifisering. Det gjør at vi kan utnytte farten ny teknologi gir uten å ta risiko med sikkerheten kundene forventer.

Spørsmålet alle bør stille seg

AI i eiendomsforvaltning er ikke noe vi skal sette i gang en gang i fremtiden. Det skjer nå. De som forstår hvordan teknologien løser reelle problemer, fremfor bare å følge en trend, vil få et fortrinn. Valgene dere tar nå, både av leverandører og løsninger, vil påvirke konkurransen fremover. Ikke fordi AI automatiserer bort jobbene, men fordi den frigjør tid til arbeid som krever fagkunnskapen deres.

Spørsmålet er ikke lenger “Kommer AI til å endre eiendomsbransjen?” Det er “Hvem forstår hva AI skal brukes til, og hvem vil lede endringen?”

Vi i Fenistra tror at ledelse kommer av forståelse. Derfor deler vi gjerne det vi har lært. Er du nysgjerrig på hvordan dette ser ut i praksis, finner du arbeidet vårt på felix.no.