Ukens Tips: Løpende rapportering til aksjonærregisteret

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

Hva er aksjonærregisteroppgave?

Hvert år skal alle norske aksje- og allmennaksjeselskap, samt sparebanker med egenkapitalbevis, levere en aksjonærregisteroppgave (RF-1086) til Skatteetatens aksjonærregister. Aksjonærregisteret er opprettet for ligningsformål og inneholder opplysninger om aksjeeierne og inngangsverdien til aksjene. Videre skal registeret inneholde informasjon om alle hendelser og transaksjoner i selskapene. Opplysningene gir Skatteetaten grunnlag til å produsere og sende ut oversikt over aksjer og egenkapitalbevis til aksjonærene. Samtidig skal den hjelpe aksjonærene til å levere rett selvangivelse.

Fristen for innsendelse av aksjonærregisteroppgave er innen utgangen av januar hvert år, men med den nye ordningen kan altså selskap innrapportere endringer fortløpende. Typiske meldepliktige endringer kan være restrukturering, fusjoner, fisjoner, emisjoner, utbytte, avvikling av selskaper o.l. Selskap er fritatt for innrapporteringsplikten når Verdipapirsentralen (VPS) står for innrapporteringen.

Dersom aksjonærregisteroppgaven ikke blir godkjent, vil Skatteetaten mangle grunnlag for å sende ut oppgaven “Aksjer og egenkapitalbevis” til selskapets aksjonærer. Dette innebærer videre at aksjonæren må levere inn oppgaven “Aksjer og fondsandeler”.

Fordeler med løpende rapportering

Løpende rapportering er effektivt. Endringer kan innrapporteres så snart de skjer, og man slipper å måtte vente til slutten av regnskapsåret. Løpende rapportering kan også redusere risikoen for feilrapportering, og eventuelle problemer med innrapporteringen vil kunne avdekkes på et tidligere tidspunkt. Løpende rapportering vil spesielt være fordelaktig ved avvikling av selskaper og ved forhåndsligning.

Fast rutine

Det anbefales at selskapene etablerer en fast rutine på den løpende innrapporteringen, i form av loggføring eller lignende system, slik at man kan kontrollere når innrapporteringen er gjort, og om hva. Dersom man foretar endringer i aksjonærregisteroppgaven i løpet av året, trenger man ikke gjøre dette på nytt innen fristens utløp. Skulle det vise seg nødvendig å endre innrapporteringen, vil det være den siste endringen som blir lagt til grunn når Skatteetaten behandler oppgaven. Vi minner også om at selv uten endringer så må oppgaven likevel leveres årlig innen fristens utløp.

Forholdet til aksjeeierbok

Vi presiserer for ordens skyld at rapportering til aksjonærregisteret ikke erstatter den plikten selskapet har til å føre aksjeeierbok løpende, og til å oppbevare historiske aksjeeierbøker i ti år.

—————-

Ukens tips er en samling praktiske tips utarbeidet av Wikborg, Rein & Co. Tipsene vil bli publisert hver uke og er forfattet av advokater i Wikborg, Rein & Co.

Om forfatterne:

Anders Myklebust er partner i Wikborg Rein og er tilknyttet firmaets fagområde skatterett.

Erik Sverdrup Mår er fast advokat ved Wikborg Reins Oslo-kontor og medlem av firmaets Næringseiendomsteam.

Foto: Erik Burås/Studio B13