Har du kontroll på arealene dine?

– Riktig arealberegning er vesentlig ved kjøp, salg og utleie. Arealberegningen har også betydning for at fordelingen av fellesarealer og arealer som benyttes til pliktig og ikke pliktig merverdiavgiftsvirksomhet skal bli korrekt, sier Wenche Jacobsen, avdelingsleder for økonomisk forvaltning i Newsec.

Mangelfull dokumentasjon

Lotte Larsson Busch er teknisk tegner i Newsec, og jobber daglig med å få på plass korrekt dokumentasjon av arealer på ulike næringseiendommer.

– Vår arealberegning er utarbeidet i tråd med Norsk Standard 3940. Standarden viser hvilke prinsipper for arealberegning som skal benyttes og hvordan arealene skal måles. Ofte ser vi at arealer er mangelfullt dokumentert og heller ikke oppdatert. Dette kan skyldes lite kjennskap til Norsk Standards arealbegrep og måleregler, og kan føre til feil og avvik som igjen påvirker eiendommens verdi. En korrekt arealoppmåling av eiendommen vil gi en riktig fordeling av arealtyper som kontor, lager og parkering, og det er avgjørende for verdifastsettelsen av eiendommen. Norsk Standard er ikke lovpålagt, men flere bør få opp øynene for hvilket uvurderlig verktøy en korrekt arealberegning kan være, sier Busch.

Riktig leienivå?

Ved nyutleie og reutleie ønsker både leietaker og huseier en forutsigbarhet knyttet til hva som er avtalt i leieforholdet. En arealberegning gir en god dokumentasjon på de faktiske forhold og vil være et godt bidrag til dette.

– Vi opplever ofte at det foreligger et avvik mellom kontraktsfestet arealangivelse og tegningsgrunnlag mot det faktiske arealet ved en arealoppmåling. Historiske arealangivelser og tegningsgrunnlag blir ofte videreført ved en eventuell reforhandling eller nyutleie. Dette øker risikoen for feil leie per kvadratmeter og usikkerhet knyttet til belastning av felleskostnader, sier Jacobsen.

Arealberegning og mva-nøkkel

For eiendommer med en leietakersammensetning bestående av både mva-pliktige og ikke mva-pliktige leietakere vil arealberegningen være grunnlaget for eiendommens mva-nøkkel. En mva-nøkkel sier noe om hvor mye av byggets totale areal som er leid ut til, eller er i bruk av, momspliktige leietakere i forhold til areal som er ledig eller utleid til momsfrie leietakere. Dersom 700 kvm av totalt 1000 kvm er leid ut til momspliktige leietakere, betyr det at selskapet har rett til fradrag av 70 % (700 kvm/1000 kvm) av momsbeløpet.

– Arealberegningen vil være utgangspunktet for størrelsen for fradraget av inngående merverdiavgift som blir krevd. På den ene siden kan huseier risikere å få høyere kostnader enn nødvendig ved å benytte feil mva-nøkkel, mens i motsatt fall risikerer utleier å kreve for store fradrag basert på feil arealberegning, forklarer Jacobsen.

Dersom det har blitt utført påbygg, nybygg eller ombygging på eiendommen og inngående merverdiavgift utgjør minst 100.000 kroner, vil dette utløse en justeringsforpliktelse. Det betyr at det opprinnelige fradraget kan bli endret eller justert. Denne forpliktelsen er lovpålagt og skal sikre riktig momsbehandling av større kostnader relatert til eiendommen.

– En endring i leietakermassen fra momspliktig leietaker til momsfri leietaker vil få betydning for tidligere momsfradrag opptil 10 år etter at byggetiltaket ble ferdigstilt. Justeringsforpliktelsen følger de enkelte byggetiltak og de areal som er omfattet av byggetiltaket. Dette krever nøyaktig oppfølging av alle arealer til enhver tid[STT3] . En oppdatert arealoversikt vil da sikre rettidig dokumentasjon overfor skattemyndigheten, sier Jacobsen.

Riktig fordeling av arealer og felleskostnader

Norsk Eiendoms «Veileder for felleskostnader for Næringseiendom» anbefaler at fordeling av felleskostnader baseres på eiendommens bruttoarealer oppmålt etter NS3940. Veilederen anbefaler videre at dokumentasjon på fordelingsnøkkelen legges ved leiekontrakten og gjøres tilgjengelig for leietakerne på forespørsel.

- Vi utfører avregning av felleskostnader for mer enn 400 næringsselskaper per år, og vi ser hvor avgjørende det er med riktig dokumentasjon av eiendommens arealer. Dette letter jobben med å etablere riktige fordelingsprinsipper for eiendommen og dokumentere denne overfor leietaker. Arealberegning gir oss også et grunnlag for utarbeidelse av fordelingsprinsipper knyttet til felleskostnader. I tillegg kan eiendommens arealtyper gi grunnlag for vurdering av vekting eller skjevfordeling av kostnader, sier Jacobsen.

Avgjørende ved håndtering av tvister

Ved en eventuell tvist om belastning av felleskostnader, vil dokumentasjonen være avgjørende for håndteringen av dette.

– Våre advokater anbefaler å gjøre et grundig forarbeid med kontraktene før inngåelse fremfor å bruke mye tid og penger på en rettslig tvist i etterkant. Arealangivelsen bør derfor være utarbeidet og dokumentert fra dag én. Det er en investering som både bidrar til balanserte kontrakter og fornøyde parter, sier Jacobsen.

Har du spørsmål om arealoppmåling?

Avdeling for teknisk tegning i Newsec kan bistå deg! I tillegg til selve oppmålingen får du dokumentasjon av fremgangsmåte for fordeling av fellesarealer, arealtegninger med tydelige leietakergrenser og arealskjema.

Les mer om hvordan Newsec kan hjelpe deg med arealberegning.