Facility Management spiller en nøkkelrolle i OPS-prosjekter

Offentlig privat samarbeid (OPS) er et strategisk partnerskap mellom offentlige og private aktører. Grunntanken er å skape optimale insentiver og hensiktsmessig ansvarsfordeling for å øke effektiviteten og minimere risikoen i prosjektet. Ettersom OPS-selskapet løper en høy risiko i samtlige faser av prosjektet, er det svært viktig å velge en sourcing-strategi og utforme leverandøravtaler med riktige insentiver, for å ivareta forpliktelsene i OPS-selskapets avtale.

Les også: Modellering av OPS-prosjekter

Valg av leveransemodellOPS-selskapet sitter med risikoen for at bygget fungerer optimalt gjennom hele leieperioden, og at husleien dekker alle topper i kontantstrømmen knyttet til større planlagte vedlikehold eller uforutsette hendelser. FDVS-delen av husleien er normalt fast (kun indeksjustering) gjennom hele leieperioden. Når et OPS-selskap skal velge driftsmodell, bør det derfor foretas en grundig vurdering og beslutning av leveransemodell først. Det å få på plass en leveransemodell tidlig vil sikre at det etableres riktige og effektive prosesser innen oppfølging av eiendomsdriften, som er viktig siden varighet på driftskontraktene er lange.

Typisk deles leveransemodellen inn i tre grupperinger:

1. Full outsourcing av tjenester (Outsourced) – FDVS settes ut til en ekstern tjenesteleverandør. Leverandøren innehar nødvendig spisskompetanse og tilstrekkelig kapasitet til å håndtere FDVS-porteføljen. For at OPS-selskapet skal oppnå god styring og kontroll av hele FDVS-porteføljen, er det viktig at de definerer tydelige styringsparametere og insentiver, samt implementerer en omforent styringsmodell av eiendomsdriften. Det betyr at et partnerskap mellom OPS-selskapet og driftsleverandør må være basert på et godt fundament og inneha en god styringsstruktur for å fungere optimalt.

2. Delvis outsourcing av tjenester (Hybrid) – Deler av FDVS-porteføljen settes ut til en eller flere eksterne tjenesteleverandører og deler håndteres internt av egen organisasjon. Tilstrekkelig kapasitet og utvikling av egen spisskompetanse innen de FDVS-tjenestene som er besluttet håndtert internt blir dermed viktige aspekter i denne vurdering.

3. Intern FDVS organisasjon (In-house) – FDVS-tjenestene leveres av egen organisasjon. Dette krever at OPS-selskapet har inngående spisskompetanse og tilstrekkelig kapasitet innen hele FDVS-porteføljen.

Les også: Offentlig privat samarbeid – skattemessige utfordringer

For et OPS-selskap vil full outsourcing trolig være den mest aktuelle modellen. Vår erfaring er at OPS-selskapet har mye å hente ved å tenke sentralisering og standardisering av hele FDVS-porteføljen, samt ved å skape partnerskapsliknende insentiver for leverandøren. I ytterste form kan dette gjøres ved at leverandøren tas inn på et tidig stadium, tar en del av eierskapet i OPS-selskapet og deltar i anskaffelsesprosessen. Leverandøren kan da bidra med sin kompetanse allerede i prosjekterings- og byggefasen, hvilket kan muliggjøre en mer effektiv leveranse av FDVS-tjenestene under hele prosjektets livssyklus, og dermed også store besparelser.

Anskaffelse av driftstjenesterNår leveransemodell av driftstjenester er valgt, er neste steg å inngå gode innkjøpsavtaler med en eller flere FDVS-leverandører. Tradisjonelt er det fem sekvensielle hovedaktiviteter som alle er viktig å gjennomføre for å sikre en effektiv og god driftsleveranse.

Det å utarbeide scope og konkurransegrunnlag er det som er mest tidkrevende og komplekst og i mange tilfeller premissgiver for en vellykket innkjøpsprosess. Dette fordi formålet med hele anskaffelsesprosessen er å innhente og sammenligne informasjon fra markedet ut ifra et sett med predefinerte kriterier.

For å forstå viktigheten av utarbeidelsen av både scope og konkurransegrunnlag, kan det være nyttig å forstå hvordan et tradisjonelt facilities management (FM) markedet fungerer. FM inkluderer alle tjenester som er knyttet til drift og utvikling av et bygg og inkluderer alt fra bygningsvedlikehold, renhold, vakt og sikring, park, energi med mer. Trenden viser at bedrifter i større utstrekning kjøper flere tjenester fra én og samme leverandør. Slike bundlinger av tjenester tilbys av flere FM-leverandører i dag, og man begynner å få øynene opp for hvilke fordeler dette gir. Entreprenøren får én kontaktperson, det sendes én faktura, personale kan i noen tilfeller benyttes innenfor flere områder og så videre.

I tillegg får begge parter bedre kjennskap til hverandres virksomhet og har større potensiale til å utvikle en bedre relasjon. Den økonomiske fordelen er selvsagt at kostnader reduseres gjennom større volum, stordriftsfordeler og bedre priser.

Det er fortsatt få leverandører som har god kompetanse innen alle fagområdene i en FM-portefølje og som kan tilby en total pakke. I Sverige er det for eksempel mer vanlig å outsource hele FM-porteføljen til én og samme leverandør enn blant større virksomheter i Norge. En slik total FM-kontrakt krever imidlertid en helt annen kompetanse både innen egen organisasjon og hos FM-leverandøren.

Les også: Offentlig privat samarbeid – fordeler og utfordringer

Implementering og driftNår FDVS-leverandør(er) er valgt og kontrakten signert, er neste fase å implementere og drifte avtalen. For å sikre at leverandøren(e) forplikter seg til implementeringsplanen, bør kravene til overlevering beskrives godt i konkurransegrunnlaget sammen med en beskrivelse av hvordan avtalen er tenkt fulgt opp av begge parter gjennom kontraktsperioden. Det bør foreligge en konkret og tydelig styringsmodell som blant annet beskriver måleparametere, fullmaktstruktur, roller og ansvar, møte- og rapporteringsstruktur sammen med innhold innen både strategisk, taktisk og operativt nivå.

OPS-selskapet bør også utarbeide en kommunikasjonsplan på bakgrunn av en interessentanalyse. Dette for å sikre god kommunikasjon og involvering av sluttbrukere og andre interessenter, individer eller grupper, som vil påvirkes av eller ha innflytelse på driften. Som del av kommunikasjonen bør også opplæring være en del av implementeringen. Opplæring har som mål å sikre at brukerne er godt forberedt før overføringen finner sted, har god nok forståelse av rollen til et OPS-selskap og å bygge kompetanse og ekspertise over tid.

EY publiserer en artikkelserie om ulike temaer knyttet til OPS. EY har lang erfaring med tverrfaglig bistand til det offentlige samt til bygg- og anleggsbransjen, og har et bredt team bestående av advokater, økonomer, revisorer og konsulenter

Om artikkelforfatterne:Linda Andersson og Per Skallefell er sivilingeniører, mens Oscar Sandberg er nasjonaløkonom, alle i EY.