Eiendomsforvalter uten fullmakt bandt utleier til forlenget leiekontrakt

Artikkelforfattere er advokat Camilla Lous og partner Ove-Marthin Granlund i Steenstrup Stordrange.

Det er forskjell på hvem som har fullmakt til å forplikte et selskap, og det at enkelte personer utad kan fremstå som legitimert. Dette kan medføre at en som ikke innehar den nødvendige fullmakten til å binde selskapet likevel kan inngå bindende avtaler på selskapets vegne.

Bruk av eksterne rådgivere eller forvaltere

Spesielt i eiendomsforvaltning er det vanlig å outsource mange oppgaver. Eiendomsselskapet har ofte ingen ansatte – all drift er innleid. Det kan være teknisk drift, leietakerforvaltning, økonomiadministrasjon og prosjektledelse ved større vedlikeholds- og ombyggingsarbeider. Avtaler med slike bør alltid ha en klar bestemmelse som viser hvilke fullmakter de har, og hvem de tar instrukser fra og rapporterer til. Dette er viktig for ansvarsfordelingen dersom rådgiveren eller forvalteren skulle gå utenfor sine fullmakter.

Likevel kan det skje at rådgiver eller forvalter går utover sine fullmakter, eller at de av en tredjepart oppfattes som legitimert til å inngå en avtale. Det er da viktig med gode internkontrollrutiner slik at man unngår situasjoner der for eksempel vaktmesterens ønske om større vedlikeholdsarbeider blir en bestilling, eller regnskapskontorets unnlatelse av å purre på gamle krav blir sett på som en ettergivelse.

Eiendomsforvalter bandt utleier

Problemstillingen kom på spissen i en sak som gjaldt leie av butikklokaler i Nedre Slottsgate 13 i Oslo. Den siste formelle leiekontrakten ble inngått i mai 2005 og ble fremforhandlet av leietakers representant og utleiers eiendomsforvalter. Leiekontrakten ble også undertegnet av eiendomsforvalteren. Leieforholdet løp til 2012 med en automatisk fornyelse på 3 år til 2015. Ved fornyelsen av leiekontrakten var det korrespondanse mellom leietaker og eiendomsforvalteren. Som følge av denne korrespondansen ble det avtalt ytterligere forlengelse av leiekontrakten til 2018.

Eiendommen ble solgt høsten 2013. Den nye eieren kjente ikke til den ytterligere forlengelsen av leiekontrakten ut over 2015, og aksepterte ikke leieforholdet (ekstingverte kontrakten), slik at leietaker måtte flytte. Som følge av ekstinksjonen ble selger av eiendommen funnet erstatningsrettslig ansvarlig overfor leietaker. Selger ble i Oslo tingrett pålagt å dekke butikkens positive kontraktsinteresse, dvs. at leietaker skulle stilles som om man hadde fått rett oppfylling iht. avtalen.

Avgjørende at vedkommende utad fremstår som legitimert

Når retten vurderte saken ble det funnet avgjørende at eiendomsforvalteren fremsto som legitimert til å inngå avtale om forlengelse. Det er likevel viktig å merke seg at retten uttalte at man anså en forlengelse av en eksisterende avtale som mindre inngripende enn om det hadde vært snakk om en ny leieavtale. Det er derfor meget mulig at resultatet ville vært annerledes dersom det var snakk om inngåelse av et nytt leieforhold. I et slikt tilfelle vil det nok kunne stilles spørsmål ved om en ny leietaker kan ha en berettiget forventning om at eiendomsforvalter er legitimert til å inngå en slik avtale på utleiers vegne.

Hovedregelen – hvem binder selskapet?

Hovedregelen er at styret eller signaturberettiget binder selskapet. Signaturberettiget kan som utgangspunkt ikke gi fullmakt videre til å binde selskapet. Slik fullmakt er det kun styret som kan gi.

En såkalt stillingsfullmakt kan også legitimere enkelte av selskapets ansatte til å inngå slike avtaler som personer i den aktuelle typen stillinger normalt kan inngå. Eksempelvis vil en vaktmester fremstå som legitimert til å bestille forbruksmateriell som lyspærer og salt til å strø på isen.

Også der det ikke foreligger stillingsfullmakt kan selskapet bindes om vedkommende utad fremsto legitimert til å inngå bindende avtale. Dette beror på en konkret vurdering av hvordan vedkommende fremstår overfor tredjemann. I denne vurderingen er sentrale momenter avtalens omfang, representantens stilling og kompetanse, samt hvilke signaler som er gitt underveis. Dette gjør seg også gjeldende der et selskap benytter ekstern bistand, for eksempel ved drift av eiendom.

I saken vedrørende Nedre Slottsgate 13 hadde eiendomsforvalteren all kontakt med leietakeren. Det var også han som hadde signert på den opprinnelige leiekontrakten. Saken viser at man som utleier bør være klar overfor leietakere på hvem som kan binde utleier i leieforholdet.

Hvordan beskytte seg mot uønsket binding

Rettspraksis har fastslått at det er selskapet som er nærmest til å sørge for at rutiner og instrukser er på plass slik at ansatte vet hvilken kompetanse de har, herunder at man tar nødvendige forbehold dersom de fremforhandler avtaler hvor de selv ikke har kompetanse til å binde selskapet.

Et særlig grunnlag for å sikre gode interne kontrollrutiner er at det ikke er generelle formkrav til avtaler etter norsk rett. Nedre Slottsgate AS ble derfor ikke hørt med at de ikke var bundet blant annet fordi det ikke forelå en signert avtale.

Det er viktig med gode interne rutiner, kompetansematriser, ansvarsfordeling og klare avtaler med tjenesteytere om fullmakter som sikrer nødvendig informasjon og rammer for beslutninger og forpliktelser innad i selskapet, samt klare avtaler med eksterne tjenesteleverandører.