Felleskostnader til besvær

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

Beregningsmetodikken for, og angivelsen av, hvilke kostnader som skal inngå i felleskostnadene er ofte et nedprioritert diskusjonspunkt i forhandlingene mellom utleier og leietaker ved inngåelse av leiekontrakter. Uklarheter eller forutsetninger som ikke tydeliggjøres i leiekontrakten kan ofte komme som en ubehagelig overraskelse på partene i ettertid.

Hva menes med “felleskostnader”?

Det foreligger ingen rettslig definisjon av begrepet “felleskostnader”, slik at hva som utgjør felleskostnader (i motsetning til utleiers eierkostnader) som utleier viderefakturerer til leietakerne, beror på leiekontraktens ordlyd. Meglerstandarden inneholder en formulering om at “[e]ksempler på hva som inngår i felleskostnadene er inntatt i bilag” til leiekontrakten. I det aktuelle bilaget fremkommer det en ikke-uttømmende eksemplifisering av hva som skal anses som felleskostnader, eksempelvis kostnader til oppvarming og belysning av fellesarealer.

Normalt er det et klart utgangspunkt at utleiers fakturering av felleskostnader ikke skal inneholde et fortjenesteelement for utleier, dette elementet er en del av selve husleien. Det er imidlertid vanlig å avtale at utleier skal kunne tillegge et prosentvis administrasjonspåslag på felleskostnadene, ofte omkring 5 % av disse. Påslaget er ment å dekke utleiers kostnader ved administrering av felleskostnadene. Det er verdt å merke seg at administrasjonspåslag må ha hjemmel i leiekontrakten, slik at dersom utleier og leietaker ikke har avtalt et slikt påslag – kan utleier ikke kreve dette.

Eiendommens fordelingsnøkkel

Størrelsen på felleskostnadene som den enkelte leietaker blir fakturert, beror på hva som er avtalt å skulle inngå i felleskostnadene, men også på hvordan disse skal fordeles på eiendommens leietakere.

I meglerstandarden fremkommer det at “eiendommens fordelingsnøkkel” skal vedlegges som bilag til leiekontrakten. Det er ingen ytterligere regulering av fordelingsnøkkelen i standarden. I dette bilaget bør således prinsippene for beregning og fastsettelse av fordelingsnøkkelen fremkomme klart. Uten å ha sett og vurdert dette, vil leietaker ha liten forutberegnelighet knyttet til hvor store felleskostnader leietaker må forvente å betale.

Eiendommens fordelingsnøkkel vil normalt være arealbasert, slik at leietakeren som leier 50 % av en eiendoms utleiearealer, også vil bli tilordnet 50 % av felleskostnadene. Det er imidlertid i noen tilfeller rimelig at en leietaker dekker en større andel av enkelte felleskostnader enn andre leietakere, som følge av den aktuelle leietakerens konkrete bruk. Typisk vil leietakeren som driver en restaurant, benytte mer vann og generere mer søppel enn den gjengse kontorleietaker, og man kan i slike tilfeller vurdere å avtale at relaterte kostnadsposter fordeles ut fra en bruksbasert tilnærming og ikke ut fra areal.

Hvordan unngå ubehagelige overraskelser som leietaker?

For en leietaker vil behovet for forutberegnelighet knyttet til felleskostnadenes størrelse være av stor betydning, da det er felleskostnadene sammen med husleien som utgjør det reelle kostnadsnivået for leietaker, i tillegg til vedlikeholdsforpliktelsene leietaker er tillagt direkte i leiekontrakten.

Et sentralt element er eiendommens fordelingsnøkkel. Både utleier og leietaker bør sørge for å innta fordelingsnøkkelen som bilag til leiekontrakten, og klart angi prinsippene for fastsettelsen av fordelingsnøkkelen. Selv om meglerstandarden åpner for endringer i fordelingsnøkkelen, skal endringene baseres på eventuelle “endringer i grunnlaget” for fordelingsnøkkelen. Det er altså ikke adgang til å endre grunnprinsippene for beregningen selve nøkkelen når disse er først er avtalt. Vi har imidlertid sett tilfeller hvor utleier har gått fra en arealbasert nøkkel til en bruksbasert nøkkel underveis i leieperioden der hvor fordelingsnøkkelen ikke er vedlagt leiekontrakten, med store kostnadskonsekvenser for leietaker. Dersom leietaker kan få gjennomslag for det, bør man forsøke å fremforhandle en mekanisme hvor fordelingsnøkkelen kun kan endres til leietakers gunst – ikke til ugunst. Ofte vil endringer i fordelingsnøkkelen bero på valg eller tiltak utleier ensidig foretar, uten at leietaker har noen kontroll eller innsigelsesrett tilknyttet dette.

Noen leietakere klarer å fremforhandle en beløpsmessig maksimalterskel på felleskostnadene, eller få gjennomslag for at listen over felleskostnader er uttømmende. Dette vil være gode mekanismer for å sikre leietaker forutberegnelighet, men for utleieren kan dette fremstå som urimelig. Et mykere alternativ kan være å innta bestemmelser om at utleier skal bestrebe å ha et markedsmessig kostnadsnivå eller at alle kostnader som inngår i felleskostnadene skal være basert på konkurransedyktige priser.

Felleskostnadene betales normalt a konto, med endelig avregning etter utløpet av det enkelte kostnadsår. Meglerstandarden angir at avregning “foretas normalt” med forfall innen 30. april året etter kostnadsåret. Vi har sett flere eksempler på at utleiere forsøker å foreta avregninger både ett og to år etter kostnadsåret. Leietakere bør normalt forsøke å få avtalt en seneste frist for avregning, slik at man ikke får uforutsette regninger lenge etter det aktuelle kostnadsår.

Avslutningsvis påpeker vi at leietakere har rett til innsyn i hvilke kostnader som inngår i felleskostnadene, slik at utleier plikter etter krav fra leietaker å fremlegge dokumentasjon som setter leietaker i stand vurdere kostnadene, nivået og fordelingen av disse – typisk gjennom et detaljert felleskostnadsregnskap.

———————–

Forfatterne er partner Anders Bergene og fast advokat Andreas Mello-Kildal. Begge forfatterne arbeider i eiendomsavdelingen i Advokatfirma DLA Piper Norway DA.