Facilities Management – en lønnsom strategi

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

Kunnskapen og erfaringen om Facilities Management (FM) er begrenset i Norge, og det er et begrenset antall virksomheter som har satt FM ut i praksis. Det hersker mange og ulike oppfatninger om hva dette begrepet inneholder og representer. Det å klar-gjøre begrepene og definere produktet eller prosessen er helt avgjørende for å kunne videreutvikle dette markedet, mener Lars Erik Hoel. Han er styreleder for en av de fremste virksomhetene som driver med denne geskjeften her til lands, ForvaltningsCompagniet.

Outsourcing vs FMFacilities Management innebærer at en FM-operatør er ansvarlig for å organi-serer og gjennomføre definerte støttefunksjoner for bedriften. Dette omfatter bl.a. håndtering av alle funksjoner som er knyttet til eiendom og arealer, samt deler av virksomhetens øvrige servicefunksjoner som for eksempel kantine, renhold og resepsjon, security, kontorfunksjoner, økonomi og it. Ulike virksomheter har imidlertid ulike krav og behov, det er derfor vesentlig å etablere individuelle FM-løsninger for oppdragsgiverne, sier Hoel. Han viser til at i utlandet har slike FM-prosjekter betydelig mye større omfang enn i Norge. FM- modellen gir virksomheten i større grad mulighet for å konsentrerer seg om sine kjerneområder når en FM-operatør overtar ansvaret for definerte støttefunksjoner. Hoel mener at vi ikke må blande facilities management med outsorcing.– Outsourcing betyr at virksomheten overlater til en annen juridisk part å utføre en eller flere definerte funksjoner i virksomheten. Bakgrunnen er bl.a. er-kjennelsen at en virksomhet ikke nødvendigvis er verdensmester innenfor samtlige funksjonsområder selv.Konkurransen i markedet krever spesialisering – og da er lønnsomt å konsentrere seg om sine hovedområder og overlate til en samarbeidspartner å håndtere definerte funksjoner som kan outsources, eller inngå i en mer omfattende FM-modell. Du kan outsource en eller flere funksjoner, uten at det nødvendigvis blir facilities management. FM er med andre ord en løsning som omfatter flere tjenester og som koordineres og utføres samlet av en FM-operatør. Det er en rekke eksempler på virksomheter som har outsourcet et eller flere akti-vitetsområder, uten at dette betyr at det er en FM- modell som benyttes.

Strategi– Hva innebærer den økonomiske biten ved FM?– Oppdragsgiver vil oppnå bedre lønnsomhet gjennom to forhold. For det første vil effektive driftsløsninger som utnytter synergier og stordriftsfordeler gi lavere driftskostnader. For det andre vil frigjøring av administrative ressurser og større fokus på virksomhetens kjernevirksomhet gi bedre lønnsomhet i denne sektoren. FM-mo- dellen er mer en strategi for økt lønnsomhet fremfor et konkret produkt. Det handler om å etablere en systematisk plan for spesialisering og konsentrasjon om det virksomheten skal være best på. Hoel mener derfor det er avgjørende at prosessen har en strategisk forankring i selskapets ledelse. – Om det er mulig å oppnå kostnadsbesparelser på ti eller 15 prosent er avhengig av hvilken type virksomhet det er snakk om, og hvilket omfang FM-modellen har, sier Hoel. Et annet forhold som er viktig er at en FM-modell må evalueres og videreutvikles løpende i samarbeid med virksomheten. Bedriftens behov, og markedets krav endrer seg hele tiden. Dette betyr at en FM-partner må arbeide sammen med oppdragsgiver med sikte på finne frem til nye og bedre løsninger. Å si eksakt i prosent hva en bedrift vil tjene fra den ene dagen til den andre ved å etablere en FM-modell, er derfor vanskelig, innrømmer Hoel.

ForvalterHoel setter søkelyset mot markedet.– I de seneste årene har det vært en økende interesse for å benytte eksterne forvaltningstjenester. Økt krav til bedre forvaltningstjenester og mer profe-sjonelle leverandører er noen av årsakene til dette. Som en videreutvikling av forvaltningsvirksomheten har det vært en økende interesse for også ivareta andre støttefunksjoner. På denne måten har utvikling av FM-modellen for oss vært en naturlig prosess. Markedet i dag er positivt i den forstand at stadig flere virksomheter blir oppmerksom på betydningen av å konsentrere seg om sine kjerneområder og overlate til eksterne samarbeidspartnere til å overta ansvaret for støttefunksjonene. – De som først og fremst benytter seg av denne tjenesten er store arealbrukere. Arealkostnadene er, nest etter personalkostnadene, normalt virksomhetens største kostnadsposten. Økt konkurranse og krav til lønnsomhet gjør at bedriften stadig vurderer nye områder for rasjonalisering og effektivisering. Dette mener Hoel vil bety økende interesse for outsourcing og konkurranseutsetting i tiden fremover. Spesielt innen det offentlige er mulighetene og utfordringene store.

Virksomhetsoverdragelse– Innebærer ikke FM-modellen at årsverk går tapt?– FM-operatøren overtar normalt arbeidsgiver- og arbeidslederansvaret for det personell som er knyttet til de funksjonene som overtas. Hvis for eksempel ForvaltningsCompagniet over-tar forvaltning og driften av en eiendom og i den sammenhengen får ansvaret for tre vaktmestere, så har vårt selskap mulighet til å unytte dette personellet i sin øvrige driftsvirksomhet. På denne måten er resultatet ikke innskrenkninger og oppsigelser, men et dynamisk arbeidsmarked. Ressurser blir frigjort fra en arbeidsgiver som ikke er spesialist på dette spesielle området og overført et annet system som har dette som spesialområdet. Berørt personell får derfor faglige utviklingsmuligheter som er langt bedre enn de man kunne oppnå hos sin tidligere arbeidsgiver. – Vi kan utnytte ressursene på en mer effektiv måte og har mulighet til å benytte rett kompetanse og inn på rett sted. Dette gir kostnadsfordeler og bedre kvalitet for oppdragsgiver.

ForvaltningsCompagnietSelskapet etablerte seg i 1993/94 med tanke på drift, utvikling og forvaltning av næringseiendommer. I tillegg driver selskapet en omfattende virksomhet innen utleie av næringsarealer og kjøp/salg. Siden arealforvaltning er en vesentlig del av en FM-modell, var det naturlig for selskapet å utvikle seg videre. Det å utvikle kompetanse på nye områder og ivareta andre typer støttefunksjoner var både naturlig og nødvendig. – FM-modellen er et produkt som har utviklet seg i takt med markedets behov. Vår oppgave er å forenkle driften til oppdragsgiver og bidra til mer effektiv og lønnsom drift. Det ligger opplagte synergimuligheter mellom funksjonsområdene til vaktmestere, renholdere, kantinepersonell, resepsjon, kontorstøttefunksjoner og for eksempel sikkerhets- og vaktpersonell. Det dreier seg om å etablere en bedre styring og koordinering av ressursene på tvers av faggrensene. Hoel mener en samlet og helhetlig ledelse av disse funksjonene gir muligheter for både bedre kvalitet og reduserte kostnader. Han opplyser at i Norge er det få, kanskje bare åtte-ti rene FM-kontrakter. Det er imidlertid langt flere som ligger i grenselandet mellom en utvidet forvaltnings-modell og en FM-modell. – De som først og fremst har benyttet seg av Facilities Management i Norge er utenlandske olje- og industriselskaper og selskaper som arbeider i et internasjonalt miljø, hvor dette markedet er mer utbredt. Dette er et forretningskonsept som er velutviklet i USA, England og på kontinentet.

Dyrt?– Hva med kostnadene?– Vi må være kostnadseffektive for oppdragsgiveren og dokumentere be-sparelser der vi er går inn, hvis ikke er det jo meningsløst, sier en engasjert Hoel. Hvis man etter en forhåndsanalyse ikke kan konkludere med at oppdragsgiver vil oppnå besparelser, så har det ingen hensikt å gjennomføre en FM-modell. Han føyer til at det er en økende interesse for FM fra virksomheter som vil vurdere nye driftløsninger. FM-modellen stiller store krav til både oppdragsgiver og oss, fornuftige løsninger og riktig fremdriftsplan gir imidlertid gode resultater. Facilities Management krever individuelle løsninger og er ikke beregnet for et massemarked, det vil derfor ta noen år før markedet er gjennomarbeidet.– Det er ingen som får en kontrakt, men er du dyktig kvalifiserer du deg gjennom å gi oppdragsgiver bedre lønnsomhet. Langsiktig, systematisk og profesjonelt arbeid gir resultater. Han understreker viktigheten av at FM-prosessen må være toppstyrt. Den er en del av en strategisk prosess som må ha en overordnet forankring. En god FM-løsning er avhengig av å gjennomføre en statusvurdering av drifts- og administrative rutiner før man etablererer FM-modellen. Dette fordi det er nødvendig å få oversikt over ressursbruk og økonomi, samt best mulig grunnlag for å etablere gode løsninger. Når du kjenner utgangspunktet kan vi bedre dokumentere forbedringer både mht. kostnader og kvalitet. – Til sist er det viktig å ha i mente at en FM-modell er en dynamisk modell, som løpende må evalueres og videre-utvikles. Virksomheten endrer seg over tid – derfor må FM-modellen også være fleksibel, avslutter Lars Erik Hoel.