Estate Nyheter

NYHETER – NORGE

INFORMASJONSPLIKT: Eiendomsaktører som behandler personopplysninger har en utstrakt informasjonsplikt overfor personene som får sine personopplysninger behandlet, påpeker artikkelforfatterne.

Compliance i eiendomsbransjen – personvern

Personvern er høyaktuelt også i eiendomsbransjen nå som den nye personvernforordningen (GDPR) har trådt i kraft i Norge.

Annette Justad og Eline Flaatten

onsdag 12. september 2018 12:22 (Oppdatert 12. september 2018 12:22)



FacebooktwitterlinkedinmailFacebooktwitterlinkedinmail

I denne artikkelen gir vi eksempler på ulike måter personopplysninger samles inn og utnyttes på i eiendomsbransjen, samt ser på de regulatoriske kravene som stilles til eiendomsaktørene i denne sammenheng.

LES OGSÅ: Hva ligger i begrepet compliance?

Byggeplassen
Personopplysninger utveksles som regel mellom byggherrer og entreprenører allerede i anbudsprosessen, i form av opplysninger knyttet til entreprenørers nøkkelpersonell. Personopplysninger samles også inn og behandles underveis i byggeprosessen gjennom blant annet bruk av kameraer. Kameraer brukes ikke bare av sikkerhetshensyn, men også for å filme utbedringsarbeid, dokumentere fremdrift eller for å markedsføre prosjektet.

ADVOKAT: Annette Justad.

En slik utstrakt bruk av kameraer medfører et behov for å øke bevisstheten rundt reglene om bruk av kameraer og filming på byggeplassen. Byggeplassen er en arbeidsplass og de ansattes behov for personvern er et hensyn som tillegges stor vekt i personvernretten.

Smarte bygg
Smarte bygg kjennetegnes ved at det anvendes teknologi for å optimalisere forvaltningen og utnyttelsen av bygget, slik at det kan anvendes mer effektivt. Ved bruk av sensorteknologi kan man få en detaljert oversikt over blant annet hvor mange som oppholder seg i bygget, hvordan bygget utnyttes mv. Basert på denne informasjonen kan lys og temperatur reguleres, forberedelse av mat i kantinen planlegges, ekstra renhold utføres ved behov og bruken av møterom, arbeidsplasser og bygget generelt kan bli mer effektiv.

LES OGSÅ: Compliance i eiendomsbransjen – innkjøperens samfunnsansvar

Smarte bygg forutsetter imidlertid en omfattende innsamling av opplysninger om brukerne og deres utnyttelse av bygget som reiser problemstillinger knyttet til personvern.

Handelsbransjen
I handelsbransjen ser man en økende trend i retning av bruk av såkalte «beacons» for å gi personlige og lokale tilbud til kunder i et område, for eksempel på kjøpesentre. Beacons er små radiosendere som kan sende signaler til smarttelefoner som er i senderens umiddelbare nærhet. Når kunden har skrudd på stedfunksjonen på sin smarttelefon, kan en beacon registrere at personen er i nærheten. Basert på denne type posisjonsdata i kombinasjon med data samlet inn gjennom kunde- og lojalitetsklubber, kan butikkeiere sende personlig tilpassede tilbud når kunder befinner seg i nærheten av butikken.

ADVOKATFULLMEKTIG: Eline Flaatten.

Utleier har også interesse i slike data, og tilgang til personopplysninger kan bli et kommersielt forhandlingspunkt i leieavtalen eller annen avtale mellom utleier og leietaker. En slik kommersiell utnyttelse av personopplysninger er imidlertid ikke problemfri fra et personvernståsted.

Regulatoriske krav
Reglene om personvern gjelder for alle virksomheter som behandler personopplysninger om fysiske personer. All bruk av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Det aktuelle grunnlaget varierer avhengig av behandlingens formål. Typiske grunnlag for lovlig behandling av personopplysninger er enten i) samtykke, ii) at behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle en avtale med den fysiske personen opplysningene kan knyttes til, iii) at behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle en rettslig forpliktelse, eller iv) at behandlingen er begrunnet i eiendomsaktørens berettiget interesse ut i fra en interesseavveining. Leietakers salg av kundedata til utleiers egne bruksformål krever for eksempel samtykke fra kundene.

LES OGSÅ: Compliance i eiendomsbransjen – næringsliv og menneskerettigheter

Bruk av kameraovervåking på byggeplassen er på sin side ofte i byggherrens berettigede interesse, typisk av hensyn til ansattes sikkerhet og for å avverge tyveri eller hærverk. Det er dermed ikke nødvendigvis behov for samtykke fra de ansatte.

Eiendomsaktører som behandler personopplysninger har også en utstrakt informasjonsplikt overfor personene som får sine personopplysninger behandlet. Personene har blant annet rett til å få informasjon om at det behandles personopplysninger, hvilke personopplysninger som blir behandlet og hvilke rettigheter vedkommende har i denne sammenheng. Ved bruk av kameraovervåking krever loven at det ved skilting informeres om overvåkingen, om det foretas lydopptak og hvem som er den behandlingsansvarlige.

Annen informasjon kan inntas i en personvernerklæring som er tilgjengelig på for eksempel virksomhetens nettside.

Personvernreglene inneholder også lagringsbegrensninger. I dette ligger det en plikt til å slette personopplysningene når de ikke lenger er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Det betyr at lokasjonsdata samlet inn gjennom for eksempel sensorer må slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet, eksempelvis å lokalisere personen. Et alternativ er at dataene anonymiseres dersom man ønsker å benytte dataen for nærmere analyse av for eksempel byggets utnyttelse. For kameraopptak er det lovfestet at disse normalt skal slettes senest 7 dager etter opptak.

LES OGSÅ: Compliance i eiendomsbransjen – offentlige anskaffelser

Også andre regulatoriske krav må overholdes. Eiendomsaktørene må for eksempel ha på plass et system for internkontroll, som innebærer at det må etableres rutiner og tekniske tiltak for å sikre etterlevelse av personvernreglene. Den som behandler personopplysninger må også kunne dokumentere compliance med personvernreglene. Dokumentasjonskravet viser viktigheten av å ha oversikt og kontroll med egen behandling av personopplysninger. Uten kontroll med egen behandling kan man ikke dokumentere at personvernreglene etterleves.

Brudd på reglene kan som kjent medføre høye gebyrer. Både av hensyn til generell regeletterlevelse og for å unngå økonomiske sanksjoner, må derfor også eiendomsaktørene legge ressurser i å sikre tilpasningen til de nye personvernreglene. Norsk Eiendom har utarbeidet en veileder og ulike maler for nødvendige avtaler som kan brukes i arbeidet med å etterleve personvernreglene.

Om artikkelforfatterne: Annette Justad er advokat og Eline Flaatten er advokatfullmektig, begge BAHR.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Siste nyheter Estate Norge

Verktøyet som revolusjonerer boligutviklingen

Estate Play / fredag 16. november 2018

Slik blir Norges mest fremtidsrettede bygg

Estate Play / torsdag 15. november 2018

Thon får rive to bygårder (+)

Utvikling, Pluss / torsdag 15. november 2018

Stor kjøpsinteresse i Stavanger

Leiemarkedet, Transaksjoner / fredag 16. november 2018

Vant Cityprisen Rogaland 2018

Aktuelt / torsdag 15. november 2018

Slår seg sammen og blir Askers største kontoreiendomsselskap

Aktuelt / torsdag 15. november 2018

Mest leste nyheter Estate Norge
Kjempetransaksjon på FornebuKjempetransaksjon på Fornebu 12. november 2018
Flere går fra CushmanFlere går fra Cushman 13. november 2018
Syndikat kjøpte kjøpesenterSyndikat kjøpte kjøpesenter 13. november 2018

Siste nytt fra Estate Vest-Norge

Ambisiøst boligprosjekt på Nordnes

Nyheter / fredag 16. november 2018

- Det er et siktemål for et så presumtivt eksponert prosjekt i bybildet å vise ambisiøs arkitektur med forbildekvaliteter.

Vil bygge 48 leiligheter i Fana

Nyheter / torsdag 15. november 2018

TT Eiendomsutvikling AS ønsker å oppføre tre boligblokker med fem etasjer i Hamrevegen.

Storprosjekt på Kokstad

Nyheter / onsdag 14. november 2018

Brødrene Ulveseth AS vil bygge 140 leiligheter ved bybanestoppet på Kokstad.

Siste nytt fra Naringseiendom.no

Leietakere får mat fra stjernekokker

Nyheter / fredag 16. november 2018

Lava-kokkene Even Ramsvik, Stian Floer og Anders Braathen står bak selskapet som skal gi leietakerne i Haakon VIIs gate 2 restaurantmat i kantinen.

Hotellsuksess bygger ut

Nyheter / fredag 16. november 2018

To år etter åpningen må Comfort Hotel Karl Johan bygge for å møte etterspørselen.

Lagunen Storsenter utvider

Nyheter / torsdag 15. november 2018

Nå åpner senteret med 50.000 nye kvadratmeter bestående av 50 nye butikker og spisesteder.