Innkjøp som verdidriver i eiendomsforvaltning

Tradisjonelt har innkjøp i eiendomssektoren ofte handlet om pris og tilgjengelighet. I dag er bildet et helt annet. Leverandørvalg påvirker alt fra byggets tekniske kvalitet og driftsstabilitet til etterlevelse av arbeidsrettslige regler, ESG-krav og omdømme.

– Et godt innkjøp handler ikke bare om lavest mulig pris. Det handler også om riktig kvalitet, lavere risiko og riktig leveranse over tid. Forvaltere og kunder forventer forutsigbarhet og profesjonalitet, også i leverandørleddet, sier Rune Marius Skrødal, innkjøpssjef i Newsec Property Asset Management.

Struktur i et fragmentert leverandørmarked

Eiendomsforvaltning omfatter et bredt spekter av tjenester levert av mange ulike aktører innen eksempelvis teknisk drift, renhold, brannsikring, energioppfølging og prosjektarbeid. 

– For å koordinere et stort antall spesialiserte leverandører, har vi i Newsec utviklet en strukturert innkjøpsmodell med rammeavtaler og tydelige krav til kvalitet, leveranse og dokumentasjon. Modellen legger til rette for systematisk vurdering og oppfølging av leverandører. Samtidig er det vesentlig med et tett samspill mellom forvaltere, tekniske fagmiljøer og innkjøpsfunksjon. Det gir rom for lokale tilpasninger dersom eiendommens eller kundens behov tilsier det, sier Skrødal.

Mer enn kostnadsbesparelser

Newsecs forvaltningsorganisasjon håndterer innkjøp på vegne av mange kunder. Dette gir et stort innkjøpsvolum som skaper skalafordeler til nytte for den enkelte kunde. Men en systematisk tilnærming til innkjøp gir ikke bare mulige kostnadsbesparelser. Newsecs innkjøpsmodell sikrer at riktig kvalitet leveres over tid, at kostnadsnivået er forutsigbart og at eiendommene fremstår som attraktive og profesjonelt forvaltet.

– For byggets eiere handler det om å sikre og utvikle eiendommens verdi. For leietakerne handler det om stabile leveranser, god service og forutsigbare felleskostnader. Samlet bidrar dette til økt leietakertilfredshet og høyere attraktivitetsnivå i eiendomsporteføljen, sier Skrødal.

Etterlevelse og bærekraft er ikke valgfritt

Regelverk som åpenhetsloven, påseplikt og forventninger knyttet til ESG og EU-reguleringer, stiller helt nye krav til eiendomsaktørene om etterlevelse, transparens og ansvarlige leverandørkjeder.

– Mange av risikoene i eiendomsdrift ligger i leverandørkjeden, og ikke i selve bygget. Derfor må innkjøpsfunksjonen sikre at leverandører følger krav til lønns- og arbeidsvilkår, HMS og samfunnsansvar. Hos Newsec er dette integrert i innkjøpsprosessene gjennom dokumentasjonskrav, egenerklæringer og risikobasert oppfølging av leverandører. Dette forutsetter et tett samarbeid mellom innkjøp, juridiske ressurser og den operative driften, forklarer Skrødal.

Integrert del av forvaltningen

Innkjøp er ikke en isolert støttefunksjon, men en integrert del av den samlede forvaltningsleveransen.  

– Ved oppstart av nye forvaltningsoppdrag gjennomfører Newsec en gjennomgang av eksisterende avtaler og leverandører for å vurdere risiko, kvalitet og kostnadsnivå. Målet er å identifisere hvilke avtaler som bør videreføres, reforhandles eller erstattes. Dermed legger vi til rette for raskere verdiuttak i leveransen.

Mer profesjonalitet – et konkurransefortrinn 

En mer profesjonell innkjøpsfunksjon styrker både eiendomsbesittere, forvaltere og seriøse leverandører. Tydelige krav, forutsigbare avtaler og god oppfølging legger grunnlaget for langsiktige relasjoner, kontinuerlige forbedringer og mer innovasjon. Skrødal mener dette er et viktig konkurransefortrinn i et marked preget av økende krav og kostnadspress.

– Eiendomsforvaltning handler i stor grad om detaljer, og mange av de viktigste detaljene ligger i innkjøpene vi gjør hver dag. Innkjøp handler ikke bare om enkeltanskaffelser, men om å skape varige verdier gjennom kvalitet i hele leverandørkjeden, sier Skrødal.