– Utleiere kan spare mye på å stille de riktige spørsmålene

Are Fagerhaug, Daniel Høgtun og Mikael Minge i Advokatfirmaet Selmer avdekker i forbindelse med transaksjoner ofte uklarheter tilknyttet faktisk bruk av leieobjektet.

– Eksempelvis ser vi generell mangel på dokumentasjon, at deler av lokalene ikke er i daglig bruk, at hele eller deler av lokalene fremleies, formelt eller reelt, at leietaker har gjort bygningsmessige endringer som ikke kan dokumenteres – hverken hva gjelder brannsikkerhet eller eventuelle skattemessige konsekvenser for utleier. Eller at det har oppstått justeringsforpliktelser som utleier risikerer å måtte overta ved leieforholdets opphør. Jo tidligere slike forhold avdekkes, jo enklere er det å håndtere dette korrekt, sier advokat Are Fagerhaug, som har merverdiavgift som sitt spesialfelt.

Les også: Eiendomsskatt på for mange produksjonsanlegg

Leietaker har rapporteringspliktVanligvis følger leietakers rapporteringsplikt direkte av leiekontrakten. Eksempelvis har følgende klausul vært benyttet:

“Leietaker skal også innen 14 dager skriftlig besvare Utleiers årlige leietakererklæringer om Leietakers bruk av Leieobjektet gjennom året og bygningsmessige tiltak foretatt på Leieobjektet av Leietaker. Leietaker skal også innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle fremleietakere.”

Selv uten en slik eksplisitt regulering vil leietaker normalt være pliktig til å besvare slike spørsmål ettersom det gjelder en alminnelig lojalitet i kontraktsforhold som vil omfatte informasjon som utleier trenger for å kunne oppfylle sin dokumentasjonsplikt.

Etter Mikael Minges erfaring kan det ved leieforhold som har omsetningsbasert leie være behov for en del tilleggsinformasjon for å vurdere beregningsgrunnlaget. Hvor omfattende krav til rapportering som kan kreves i slike tilfeller, må vurderes basert på leiekontraktens reguleringer supplert av bakgrunnsretten.

Husk dette i rapporten– Den viktigste delen av rapporteringen knytter seg normalt til at leietaker driver merverdiavgiftspliktig virksomhet i hele lokalet, sier Fagerhaug.

– Her gjelder det krav til dokumentasjon, tilføyer han.

Etter merverdiavgiftsforskriften skal utleiere dokumentere hvordan bygget eller anlegget er disponert med målsatte tegninger og med utleiekontrakter. Det må framgå av dokumentasjonen hvilke arealer som er leid ut til fradragsberettiget formål. Videre stilles det krav at det ved utgangen av hvert år skal det foreligge en oversikt over bruken av lokalene gjennom året. Dersom utleien har skjedd gjennom flere ledd, skal hver ledd også bekrefte at vedkommende er frivillig registrert for utleien.

Still de riktige spørsmålene for å unngå feil og misforståelserI Selmer ser de ofte situasjoner hvor leietakere ikke tenker over om deler av lokalene står ubrukt eller at lokaler fremleie. Eksempelvis er det mange konsernstrukturer hvor ett selskap er leietaker, men flere selskaper benytter lokalene. Det er også mange eksempler på at deler av lokalene brukes til treningsrom eller velferdsformål.

– Det er derfor viktig å stille spørsmål om dette løpende for å unngå feil og misforståelser, legger Fagerhaug til.

En annen viktig del av rapporteringen kan knytte seg til klausuler i låneavtaler, sier Høgtun.

– Vi har eksempelvis sett at det i noen låneavtaler er inntatt klausuler om leietakers eiere, rapporteringsplikt ved endringer og andre former for opplysningsplikter knyttet til forholdet til låntakers leietakere. I slike tilfeller er det praktisk å få innhentet bekreftelse fra leietaker på at det ikke har vært noen endringer.

Høgtun fremhever at hvis leietaker påkoster leieobjektet skal man i visse tilfeller inntektsføre og aktivere fordelen som oppstår hos utleier. For å gjennomføre korrekt skatterapportering må utleier derfor ha informasjon om byggetiltaket til leietaker.

– Det er praktisk å få informasjon om dette samtidig som man innhenter annen informasjon.

Forsikringsvilkår som utleier er underlagt kan også medføre rapporteringsplikter. I Selmer har de eksempelvis sett årlige plikter tilknyttet test av varslingsutstyr, rapporteringsplikter ved påbygninger, og krav om at leieobjektet er i daglig bruk som det vil være viktig å overholde og få dokumentert.

Selmer-advokatene fremhever også at ytterligere en hensiktsmessig del av oppfølgingen og rapporteringen vil kunne være å avdekke eventuelt manglende oppdatering av branndokumentasjon. Branndokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert, og være tilgjengelig for innsyn av offentlige myndigheter. For å kunne kontrollere at det ikke har skjedd endringer som ikke har blitt rapportert, kan det være hensiktsmessig å innta spørsmål om bygningsmessige endringer siste år.

En annen fordel med å få rapportert bygningsmessige endringer er å kunne vurdere om disse var tillatt etter leiekontrakten. Slike endringer kan gi rett til å kreve tilbakestilling og de kan ha resultert i justeringsposisjoner.

– Informasjon om bygningsmessige endringer kan også avdekke hvorvidt leietaker har foretatt leietakertilpasninger som må skattemessig inntektsføres og avskrives, sier Fagerhaug.

Les også: Ikke rett til fradrag for mva på transaksjonskostnader ved salg av eiendomsselskap

Andre vurderinger ved omsetningsbasert leieVed omsetningsbasert leie må det ifølge Minge vurderes noe mer konkret hvilke spørsmål som er relevante. For leietakere som driver flere virksomheter er det viktig å sikre seg tilstrekkelig dokumentasjon til å kunne vurdere omsetningen tilknyttet det konkrete leieobjektet.

– Vi har sett ulike problemstillinger som har oppstått i så måte, eksempelvis hva gjelder inntekt fra internettsalg, telefonsalg, pick-up-point i butikk, uteservering, fremleie, potensiell svart inntekt med mer som er holdt utenfor omsetningsgrunnlaget, såkalte inntektsreduksjoner, som ikke er berettiget, inntekter som er netto presentert i regnskapet og ulike konserninterne transaksjoner.

Ved å benytte egne erklæringer hvoretter leietaker bekrefter forutsetningene i tråd med leiekontrakten, vil det – dersom det avdekkes avvik i fremtiden – være enklere å holde leietaker ansvarlig for feil informasjon.

– Leietaker vil da ikke like enkelt kunne skylde på misforståelser eller liknende. Som følge av at omsetningstallene fra leietakerne normalt ikke er klare på det tidspunkt leietakererklæringene utsendes, kan det som et alternativ være hensiktsmessig å sende en separat erklæring når omsetningstallene skal bekreftes av leietaker. Det er da viktig at leietaker samtidig bekrefter at oppstillingen er utarbeidet etter de prinsippene som er angitt i leiekontrakten, avslutter Minge.