Slik sikrer du bedriften en god flytteprosess
Flytteprosessen vil naturligvis variere fra bedrift til bedrift, men generelt kan det sies at oppskriften under passer godt for både store og små. Nøkkelordet gjennom hele prosessen er planlegging.
1. Forprosjekt/kravspesifikasjonDet aller første en bedrift må gjøre når den skal flytte, er å sette opp en kravspesifikasjon, helst i samarbeid med megler eller rådgiver. Kravspesifikasjonen dekker både de store linjene – hvor ønsker han at lokalene skal være plassert, hvor store skal de være, hvilke organisasjonsmessige krav skal tilfredsstilles – og detaljer som antall strømuttak i kontorer, luftkvalitet, belysning, lydtetthet og mye annet som han i utgangspunktet kanskje ikke har noen klar formening om. Det er viktig å gå grundig til verks i denne fasen, slik at man kan kartlegge bedriftens behov når det gjelder lokalisering, hvilken type lokaler man trenger og hvordan man bør bruke dem. En god kravspesifikasjon gjør bedriften tre tjenester: Den tvinger ledelsen og de ansatte til å tenke gjennom hva bedriften egentlig har behov for. På den måten slipper man å ende opp i lokaler som ikke passer. Videre gjør en kravspek det enklere for megleren å gjennomføre en effektiv søkeprosess. Vet megleren hva bedriften ønsker seg, er det enkelt å eliminere alt som ikke passer. Bedriften slipper dermed å kaste bort tid på å vurdere uinteressante alternativer. Den er et nyttig redskap å ta med seg til forhandlingsbordet når man har funnet de lokalene man ønsker seg. Jo flere av ønskene som er definert i kravspesifikasjonen man får inn i kontrakten, desto større er sjansen for at man ender opp med et lykkelig leieforhold.
2. AnalyseNår man har funnet seg lokaler må man gjennomføre en analyse av den videre prosessen, slik at man minimaliserer risikoen for ubehagelige overraskelser. Kartlegg alle beslutninger som skal tas og oppgaver som skal gjennomføres fra begynnelsen til flyttingen er gjennomført. Det gjelder å få kontroll over alle detaljer. Et vesentlig punkt her er å så tidlig som mulig lage et realistisk budsjett for hva det hele kommer til å koste.
Skaff også oversikt over alle kontraktsmessige forhold til bygget det skal flyttes fra. Hvis man underveis har gjort endringer i bygget uten skriftlig tillatelse fra gårdeier kan det hende det blir fremlagt krav fra gårdeiers side om at bygget skal tilbakestilles, selv om endringene har forbedret byggets standard. Vet man om dette i god tid, kan man unngå at det blir forsinkelser i sluttfasen, som i verste fall kan føre til at man må betale dobbel husleie mens arbeidet pågår.
3. Prosjektgruppe og fremdriftsplanDet er viktig å lage en god organisasjon for prosessen, slik at man har definert ansvarsfordelingen og rollefunksjonene fra starten av. Blant annet er det relevant å utnevne ansvarlige personer for følgende områder; interiør, det byggtekniske, den fysiske flyttingen, arkiv, sikkerhet, IT/telefoni og informasjon.
Det gjelder å skaffe seg oversikt, og en oppfølging av analysen er nødvendig. Finn ut hvor ressurskrevende prosessen blir, og om det blir behov for å skaffe ekstern hjelp. Det er viktig å gjennomføre flyttingen uten avbrekk i den daglige driften, både underveis og når flyttingen faktisk skjer.
Bedriftens egne ansatte bør ikke bruke for mye tid på flyttingen, ellers mister fokus på arbeidet sitt. Samtidig kan det i mange tilfeller være viktig å sørge for at de ansatte til en viss grad tar del i prosessen. Deltakelse kan sørge for at man unngår konflikter og generell motvilje, som kan oppstå dersom de ansatte føler at det hele presses på dem. Innredning og møblering er to områder der det er vanlig å involvere de ansatte.
4. InformasjonsplanDet er viktig å lage en god informasjonsplan for prosessen, først og fremst en intern, men også en ekstern. Kommunikasjonen med de ansatte er uhyre viktig, og man må bestemme seg for når man skal gi de
