Unngå uenighet om felleskostnadene

Jacob Solheim, advokat og partner i Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS, har de siste årene opplevd et økende fokus på felleskostnader.

– Mange leietakere reagerer på at felleskostnadene er blitt svært høye og at kostnadene er økende. I tillegg opplever vi at det ofte oppstår uklarheter og diskusjoner mellom partene relatert til felleskostnader og fellesareal, sier han.

– Hva karakteriserer felleskostnader?

– Det er viktig for partene i en leiekontrakt å være klar over at det finnes ingen rettslig definisjon av begrepet felleskostnader. Partene må selv bli enige om hva som skal anses som felleskostnader og vil som den klare hovedregel bli bundet av hva man avtaler i leiekontrakten. Vi ser til stadighet at partene med fordel kunne hatt bedre fokus og brukt noe mer tid på leiekontraktens regulering av felleskostnader. I stedet oppstår ofte uklarheter og diskusjoner.

Les også: Nok et godt år for kontor i Oslo

– Hva er situasjonen hvis leiekontrakten er uklar?

– I all hovedsak har alle næringsleiekontrakter bestemmelser om felleskostnader. Imidlertid ser vi tidvis at enkelte leiekontrakter har uklar eller mangelfull regulering av hvilke kostnader som skal anses som felleskostnader og hvorledes felleskostnadene skal fordeles, sier Solheim.

I slike tilfeller vil husleieloven supplere leiekontrakten.

– Det er viktig for begge parter å være klar over at husleielovens utgangspunkt er at man må uttrykkelig avtale at leietaker skal betale utgifter som forbruk av strøm, vedlikehold etc. og at uten avvikende avtale anses kostnadene inkludert i leien. Det er utleier som har bevisbyrden for at felleskostnadene ikke inngår i leien.

– Videre legger loven opp til at det kun er forbruk av strøm etc. som kan kreves dekket. Utleier må således ha tydelig hjemmel for å kunne kreve betalt for oppgradering eller vedlikehold av eiendommens tekniske anlegg. I den såkalte meglerstandarden som utgis av Norsk Eiendom m.fl. er det i punkt 8 inntatt hjemmel for å kreve at leietaker betaler en andel av eiendommens felleskostnader. I tillegg er det vist til et bilag med et eksempel på kostnader som inngår i felleskostnadene.

– Etter mitt syn er det en fornuftig måte å regulere felleskostnadsspørsmålet på. En utleier bør alltid gjøre det på denne måten fordi det vil begrense risikoen for uenighet og for uteglemte poster. Mitt råd til utleiere er å gjennomgå bilaget nøye og eventuelt tilpasse bilaget til den konkrete eiendom, sier Solheim.

Les også: Arealledigheten på vei ned i Oslo

Utleier må også passe på at prosentsatsen for administrasjonspåslag fylles inn. Hvis ikke risikerer man at manglende utfylling tolkes som at utleier ikke skal ha rett til administrasjonspåslag. I en lagmannsrettsdom fra 2009 bestemte retten at utleier ikke kunne kreve administrasjonspåslag fordi utleier ikke hadde sørget for å ha hjemmel for dette i leiekontrakten som ble inngått.

Enkelte leietaker klarer å fremforhandle begrensninger i felleskostnadene enten ved at felleskostnadsoppramsingen i bilaget anses uttømmende angitt, ved at det settes tak på felleskostnadene eller ved at leietaker skal betale en lavere andel av felleskostnadene. Utleier må i tilfelle dekke det overskytende.

– Etter vårt syn bør en utleier tenke seg godt om før man inngår slike særordninger.

– Plikter utleier å dokumentere kostnadene?

– Ja. Etter husleieloven kan leieren kreve at utleierne hvert år legger frem regnskap som viser at kostnadene foreligger, kostnadsnivået og kostnadsfordelingen. Materialet må overleveres i en form som gjør det mulig for leietaker å kontrollere tilleggsregninger uten uforholdsmessige anstrengelser.

– Partene bør merke seg at husleielovens bestemmelser om felleskostnader og dokumentasjon kan fravikes i næringsleieforhold, slik at dersom partene ønsker at dokumentasjon skal skje på en annen måte enn det som følger loven, må dette avtales i leiekontrakten. Vi har sett enkelte eksempler på leiekontrakter hvor det er inntatt at utleier ikke skal dokumentere felleskostnadene og fordelingen av disse. Etter vårt syn bør man ved felleskostnader, regnskap og avregning holde fast ved et åpen-bok-prinsipp.

Les også: Forventer videre reduksjon i ledigheten

– Hva baseres fordeling av felleskostnader seg på?

– I alle etablerte standard leiekontrakter er det lagt opp til at felleskostnader skal fordeles etter eiendommens fordelingsnøkkel. I meglerstandardens siste reviderte versjon, som ble lagt ut rett etter påske, er det nå tatt inn at fordelingsnøkkelen skal inntas som bilag til leiekontrakten. Det vil være særlig viktig å vedlegge denne der fordelingsnøkkelen er basert på andre parametre enn en ren arealfordeling som er det vanlige.

– Videre er det i siste versjon fastsatt at fordelingsnøkkelen skal justeres forholdsmessig ved eventuelle endringer i grunnlaget for fordelingsnøkkelen. Tidligere versjoner og mange andre leiekontrakter har ikke hatt en tilsvarende regulering, noe som har åpnet for diskusjoner mellom partene når man har ønsket å endre fordelingsnøkkelen. Det er mange eksempler på diskusjoner som har oppstått fordi det har vist seg å være avvik mellom arealet oppgitt i leiekontrakten og arealets reelle størrelse eller dersom byggets totalareal endret seg i leietiden for eksempel ved reduksjon av fellesareal for å utvide eksklusivt areal, påpeker Jacob Solheim.

Les også: – Eiendom som ikke kan konverteres kan egentlig bare rives

– Hvor viktig er felleskostnadene for partene i et leieforhold?

– Felleskostnadene i dag blitt en vesentlig del av de totale bokostnadene for en leietaker og andelen er økende. Etter vårt syn bør partene derfor ikke bare fokusere på leien, men også på felleskostnadene. Det er viktig å merke seg at felleskostnadene aldri kan fastslås på forhånd. Felleskostnadene vil variere avhengig av strømspris og forbruk, vedlikeholdstiltak i eiendommen, og en rekke andre faktorer. Videre må man ikke glemme at det er forskjell på et leieobjekt i et nytt bygg med lave felleskostnader og et gammelt bygg med høyt energiforbruk og høye kostnader til drift og vedlikehold av tekniske anlegg.

– Hvilket råd vil du gi til partene dersom det blir uenighet om felleskostnader?

– Vårt råd til begge parter vil være å ha en pragmatisk tilnærming og forsøke å fremhandle en minnelig løsning. En rettslig prøving av felleskostnader vil ofte være tid- og kostnadskrevende og ofte med en betydelig usikkerhet knyttet til jus, faktum og tekniske forhold. I mange sammenhenger bør man heller fokusere på den totale størrelsen på felleskostnader enn på de enkelte postene. Videre bør partene fokusere på hvilke fellestjenester som skal kjøpes inn, hvordan de kjøpes inn og standarden på tjenestene, sier Jacob Solheim i Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS.

Les også: Når leietaker slår seg vrang