DNB næringsmegling melder etter sin
investorundersøkelse at gårdeiere uttrykker frustrasjon over det de beskriver
som kostbare leietakertilpasninger. DNB bruker begrepet «kostnadsgalopp» om
utviklingen som har skjedd de siste årene. Det er derfor mer enn noen gang
grunn til å ha fokus på risikoreduksjon og kostnadskontroll i disse prosessene.
Utleier har samtidig interesse av å sørge for å minimere antallet
friksjonspunkter. Realiteten er at de fleste utleiere i disse prosessene står i
en mellomposisjon med entreprenør(er) og rådgiver(e) på den ene siden og
leietakerne på den andre. Målet må være å ikke ende opp i en uholdbar spagat
mellom de to.
Mellomposisjonen krever at man har
oversikt over kostnadsbildene og risikoen i begge kontrakts-sett, at utleier ser
avtalesettene i sammenheng og at disse utarbeides på en samkjørt måte. Forholdet
til entreprenøren reguleres med stor grad av avtalefrihet oftest i kontrakter
med utgangspunkt i NS-standardene. Forholdet til leietakerne reguleres av formell
lovgivning, standarder og spesielle avtalevilkår knyttet til f.eks. konkrete
fysiske arbeider og tilpasninger av lokalene samt kostnadsdelingen.
Erfaringsmessig har utleier ofte hovedfokus
(og størst kompetanse) på å tilrettelegge for, og regulere forholdet til leietaker. Da kan
entrepriseavtalen dessverre ofte behandles noe stemoderlig, og kommer i tid
etter at leieavtalen er på plass. Manglende fokus på hvordan mekanismene i
avtalene påvirker hverandre kan koste utleier mye både i direkte kostnader,
misnøye hos leietaker og i administrative ressurser. Avtalene mellom partene må
tilpasses ved skreddersøm. Hverken leieavtale-standardene eller NS-standardene
har ferdige reguleringer som ivaretar denne mellom-rollen som utleier befinner
seg i.
Det vil gå for langt å kommentere alle
forhold som er relevante for utleiers posisjon. Av den grunn vil vi ta for oss
noen få sentrale momenter nedenfor.
Kravspesifikasjon og handlingsrom
I de tilfeller der en utbygger skal oppføre
et nytt bygg eller foreta tilpasninger i et eksisterende bygg for å legge til
rette for en leietaker, vil det som hovedregel foreligge en kravspesifikasjon
fra leietaker som angir kravene som stilles til bygget og hvilke funksjoner
leietaker er avhengig av.
Utleier bør sørge for å tilpasse
kravspesifikasjonen til det aktuelle bygg/lokale og leietakers ønsker –
innenfor mulighetsrommet bygget gir - i dialog med leietaker. Herunder, i
rehabiliteringsprosjekter særlig, er det viktig med god kjennskap til bygget
slik at kravspesifikasjonen kan tilpasses det eksisterende byggets rammer og
begrensninger.
Nettopp av denne grunn er det fordelaktig
om utleier allerede har en entreprenør og/eller rådgiver(e) med seg allerede på
dette stadiet.
Flest mulig av entreprenørens rettigheter
i entreprisekontrakten bør gjenspeiles som utleiers rettigheter i
leiekontrakten og vice versa. Utleiers forpliktelser til å levere et bestemt
leieobjekt som utleier må utgjøre entreprenørens minimumsforpliktelser. Om mulig
bør kravspesifikasjonen kunne inngå som en del av anbudsgrunnlaget / utgjøre
grunnlag for prising slik at entreprenøren fra begynnelsen av er kjent med
hvilke spesielle krav som stilles og dermed kan ta høyde for dette. Dersom prosessen med leietakere ikke har
kommet langt nok til at en slik samkjøring er mulig bør man vurdere å dele opp arbeidet
i flere entrepriser, eventuelt sørge for at utleier har tilstrekkelig med handlingsrom
til at leietakertilpasningene kan foretas innenfor kontrakten med
entreprenøren. Slik usikkerhet vil imidlertid ofte kunne reflekteres i entreprenørens
pris, da det må tas høyde for eventuell økt risiko, herunder mindre effektiv
arbeidsflyt, omprosjektering, rigg- og driftsutfordringer, administrasjonskostnader
osv. Samtidig må man tilpasse NS-kontrakt
i nødvendig grad slik at utleiers rådighetsrom minst tilsvarer leietakers
rettigheter ovenfor utleier.
Utfordringer med endringer, tillegg og forsinkelser
Det er viktig at utleier hensyntar at
NS-standardene har bestemmelser som
regulerer og legger begrensninger på hvilke type endringer
entreprenøren kan pålegges
og hvor omfattende disse kan være. Her er det imidlertid full avtalefrihet for
partene, slik at utleier kan forhandle frem spesialtilpassede løsninger. Et
viktig moment er imidlertid at bestemmelsene i standarden – særlig knyttet til
endringer – har en omfattende indre sammenheng. Man må derfor kjenne til
hvordan endringer påvirker resten av kontrakten før disse gjøres. Herunder
foreta korresponderende endringer andre steder i standarden ved behov.
Endringer vil
ofte gi entreprenøren krav på ekstra betaling for
eksempel når endringene medfører ytterligere arbeid for
entreprenøren. Det mange overser iht. leieavtalen er at endringene også kan medføre
at entreprenøren har krav på mer tid (fristforlengelse). Dette er også forhold
som kan spesialtilpasses bl.a. ved at forhåndsavtale arbeider ikke gir rett til
fristforlengelse, eventuelt at man standardiserer fristforlengelsen eller blir
enige om heller å dekke kostnader til oppbemanning/forsering i visse
situasjoner. Utleier må uansett innta i leieavtalen/ta høyde for mht.
innflyttingstidspunkt at fristforlengelse for entreprenøren gir tilsvarende
justeringsmulighet i leiekontraktens bestemmelser om overtakelsestidspunkt.
Forsinkelser kan også oppstå av andre
forhold. NS-kontraktene inneholder standardbestemmelser om dagbøter,
hovedsakelig for sluttfrist for hele prosjektet. Partene kan imidlertid fritt
avtale at også andre frister skal være dagmulktbelagte. Utleier må sjekke at
man ikke må betale større erstatning til leietaker ved en forsinkelse enn man
er berettiget til fra entreprenøren. Dette gjør at utleier bør foreta
tilpasninger mht. hvilke beløp og begrensninger som ligger i de ulike
avtalesettene.
Det kan også være betimelig å foreta en oppjustering av prosentgrensen i den aktuelle NS hva gjelder om fanget av
endringsarbeider som kan pålegges.
Det er ikke nok at man tar høyde for disse forholdene ved
inngåelsen av avtalen. Avtalen skal også administreres. Av den grunn må partene
etablere klare kjøreregler for tilleggsbestillinger og endringer. Det anbefales
at utleier nyttiggjør seg av det eksisterende systemet i NS- kontraktene
ovenfor entreprenøren, slik at det utpekes en kontraktsrepresentant som da også
kan være utleiers representant ovenfor leietaker. Denne personen bør være den
eneste som kan foreta bestillinger av entreprenøren. På den måten unngår man å
forkludre det tydelige system knyttet til kommunikasjon, ekstrakostnader,
fristforlengelseskrav og ikke minst preklusjon som finnes i NS systemet. Noen ganger
er det likevel slik at utleier ønsker å unngå administrasjonen av denne
dialogen og legger til rette for en direkte kommunikasjon mellom entreprenør og
leietaker. Dette bør reguleres tydelig i begge avtalesettene, og det bør presiseres
at entreprenøren uansett har en plikt til å følge endringsordresystemet til
punkt og prikke for å kunne kreve ekstrakostnader, fristforlengelse osv.
Vi anbefaler at det settes av tydelige
tidsrammer som leietaker må forholde seg til hva gjelder å bestille
tilpasninger fra entreprenør via avtalen entreprenør har med utleier, enten via
utleier eller direkte til entreprenøren. Dersom entreprenøren må legge om sin
arbeidsflyt, mobilisere fag som allerede er ferdige i bygget eller
omprosjektere sent i den enkelte prosessen vil det kunne påføre entreprenøren –
dermed utleieren - kostnader som ikke nødvendigvis inngår i prisen som er
avtalt mellom utleier og leietaker eller er hensyntatt i entreprenørens
opprinnelige priser. Mao. må entreprenørens forutsetninger for prisingen være såpass
klare for utleier slik at man sørger for at disse forutsetningene også
gjenspeiles i leieavtalen, eller at leieavtalen har reguleringer som medfører
at utleier kan kreve dekket de ekstra kostand enten direkte eller gjennom
leien.
På den andre siden er det også avgjørende
å sikre at utleieren, som byggherre, har muligheten til å gjennomføre
nødvendige endringer overfor leietakeren, enten på grunn av offentlige krav
eller bygningstekniske forhold som hindrer fullstendig oppfyllelse av
leietakerens kravspesifikasjoner. Det kan oppstå uforutsette utfordringer som
følge av offentligrettslige krav, bygningstekniske forhold e.l. som gjør det
umulig for utleieren å levere i samsvar med leietakerens kravspesifikasjoner
Avtalen med leietakeren må også tydelig
regulere hvem som skal dekke kostnadene for endringene, og hvordan og når
betalingen skal skje. Det er klart mest fordelaktig å klargjøre pris- og
tidsvirkningene av endringen før den pålegges entreprenøren, både i forhold til
entreprenøren og leietakeren. Dette vil bidra til forutsigbarhet og hindre
urettferdige krav eller at entreprenøren holder kravene "åpne" helt
til sluttoppgjøret.
Oppsummering
Oppsummert
basert på det som allerede er skrevet må utleier ha fokus på å ikke gi
leietakeren større rett til endringer og tilpasninger av sin kravspesifikasjon
enn det utleier selv har anledning til å pålegge/kreve av entreprenøren. I den grad det er mulig bør det foreligge en korresponderende eller
tilpasset leveringsbeskrivelse og regulering av endringer etc. i begge
avtaleforhold. Utleier opplever sjelden ideelle forhold, og man må også
forholde seg til at det er forskjell i forhandlingsposisjoner, tidsrom til
rådighet, ressurser osv. Alt dette vil påvirke muligheten til å justere
avtalene. Imidlertid bør en størst mulig samkjøring tilstrebes for å minimere
antall potensielle konfliktpunkter.
Artikkelforfatter er partner og advokat Petter Sverstad Eriksen i Brækus Advokatfirma.
