Linn Karlsvik fra Micasa.
Linn Karlsvik fra Micasa.

Fornøyd på veien til nytt økonomisystem

Ærlige råd gir en positiv prosess fri for overraskelser

I implementeringen av Xledger fremhever Micasa at ærlige råd har gitt en positiv prosess fri for overraskelser. Nytt system skal gi økonomiavdelingen mulighet til å jobbe mer med verdiskapende aktiviteter.

Micasa er et eiendoms- og parkeringsselskap med hovedkontor i Tønsberg. Selskapet har over tid vokst i eiendomsmarkedet og besitter i dag en portefølje verdsatt til omtrent 850 millioner kroner. I 2020 bestemte bedriften seg for å oppgradere økonomisystemet. Hensikten var å sikre at driften bedre støttet virksomheten inn i fremtiden, og for å forenkle og forbedre forvaltningen av de mange eiendommene i porteføljen.

– Vi behøver enklere prosesser og det å raskt skaffe oss bedre oversikt på konsernnivå slik at vi kan rapportere mer nøyaktig, sier økonomi- og administrasjonssjef Linn Karlsvik.

Etter anbefalinger fra andre og en grundig beslutningsprosess valgte Micasa det norske skybaserte systemet Xledger.

Vi har utviklet en guide til trygg innføring av nytt ERP-system. Les den her!

Automatisering og digitalisering

Hensikten med nytt økonomisystem er å ta ut et større potensiale knyttet til digitalisering og automatisering. Derfor er det viktig at løsningen støtter veksten og kravene til digital endring, ved at smart ny teknologi fortløpende oppdateres i plattformen.

– Vi må hele tiden balansere løpende drift mot de langsiktige planene. Jeg føler at det siste året har påvirket tenkemåten og hvordan vi ønsker å satse fremover, sier Linn Karlsvik, økonomi- og administrasjonssjef i Micasa.

Karlsvik beskriver hvordan økonomirollen blir bredere og bredere, og derfor er det viktig å jobbe kontinuerlig med automatisering og standardisering. Eiendomsbransjen er full av gjentagende og ganske enkle prosesser, og derfor blir målet å automatisere mest mulig.

– Da kan vi heller bruke tiden på annen verdiskapende aktivitet. Enten det er kontakt med kunder, utvikling av systemer eller som en rådgiver for CEO. Økonomiavdelingen er tilknyttet alle systemene som henter informasjon fra de forskjellige delene av selskapet inn i et regnskapssystem, og den integrasjonen er viktig. Vi sitter tettest på samlingspunktet for data, sier hun.

Var ærlige på hva som ville bli krevende

Salgsprosessen med Xledger startet med en behovsavklaring som førte videre til en demonstrasjon der Micasa selv fikk se hvordan systemet ville fungere for dem. Selskapet valgte å gjøre implementeringen over noe lenger tid enn normalt, med sluttstillelse juli 2021.

– Vi er veldig fornøyde med prosessen underveis. Det har vært gode samtaler og teamet fra Xledger fanget raskt opp våre behov. Det er tydelig at Xledger er vant til å kjøre disse prosessene daglig, sier hun.

– De har vært ærlige hele veien på hva en implementering ville kreve av oss, og åpne på hele prosessen. Derfor har vi heller ikke fått noen overraskelser underveis. Vi har lagt opp til at implementeringen gjøres i det tempoet som passer de behovene vi har i forretningen, sier Karlsvik.

Støttet av flinke fagfolk

Hun skryter av selgere som har gitt rask og god informasjon, og en dyktig løsningsarkitekt fra Xledger som har fungert som Micasas forlengede arm. Vedkommende har jobbet tett sammen med Karlsvik, og hennes kollega Petter Gokstad, som er controller i selskapet.

– Xledger strekker seg langt for å forstå oss, og har hele tiden vært gode på å foreslå de riktige løsningene og gitt raske tilbakemeldinger. Jeg er veldig glad for at vi valgte Xledger, sier hun fornøyd.

Tilbakemeldingene blir godt tatt imot av Xledgers salgssjef Gaute Tinnes-Rimehaug. Hans mål er at selskapet skal tilføre verdi til kundene gjennom hele salgsprosessen, uansett om kundene velger selskapets plattform eller ikke.

Xledgers salgssjef: Gaute Tinnes-Rimehaug ppp
Xledgers salgssjef: Gaute Tinnes-Rimehaug ppp

– Mange blir overrasket når vi sier at vår løsning ikke nødvendigvis passer for dem. Fornøyde kunder er det absolutt viktigste for oss, derfor selger vi aldri på feil premisser, sier Tinnes–Rimehaug.

De samme rådgiverne fra start til slutt

I en salgs- og implementeringsprosess stiller Xledger med det samme teamet fra første møte til systemet har vært i drift hos kundene i flere måneder. En viktig del av de innledende fasene handler om hvordan nytt system gjør det mulig for kundene å jobbe smartere og mer effektivt.

– Vi er ærlige på hva som er tidkrevende og komplekst, og synliggjør beste praksis for å løse det. I løpet av salgsprosessen feier vi ikke utfordringer eller «show–stoppere» under teppet. Ærlighet gjør at det ikke blir noen overraskelser i implementeringen, sier Tinnes–Rimehaug.

Xledgers rådgivere følger kundene frem til de er selvgående på systemet.

– Vi ønsker å involvere de sentrale ressursene hos kunden så mye som mulig i implementeringen. Kundene blir utdannet til superbrukere, og vil selv kunne lære opp og støtte sine kolleger.

At salgsprosessen virker, ser Xledger blant annet ved at de mister svært få kunder, og de fleste gjerne stiller opp som referanser.

– Det skyldes at vi kjører ærlige og grundige prosesser sammen med kundene, avslutter han.

Vi har utviklet guiden «Det trygge valget» for deg som skal ha nytt økonomisystem.

Les mer her!

Powered by Labrador CMS