Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.
Aller først må bedriften bestemme seg for at «nå flytter vi». Evnen til å ta beslutninger er viktig gjennom prosessen. For en middels stor bedrift opp mot 50 ansatte kan det fort gå tre måneder fra beslutningen er tatt, til man er installert i nye lokaler.
Definer behovet
Når beslutningen er tatt bør du fordele ansvar internt, og sørge for at det blir utført en behovsanalyse, en kostnadskartlegging og en fremdriftsplan. Hvordan skal den nye arbeidsplassen være? Skal man ha cellekontorer eller landskap? Bør det være et lokale med ekspansjonsmuligheter, ombyggingsmuligheter, mulighet for fremleie? Skal det være egen kantine og eget kjøkken? Og ikke minst, i hvilket område ønsker bedriften å holde til? Mange bruker dessuten flyttingen som en anledning til omorganisering av bedriften og vurdering av interne arbeidsprosesser.
Sonder markedet
Før du retter blikket mot det eksterne markedet bør du finne ut hva bedriften har kompetanse til å gjøre selv, og hva slags tjenester som bør kjøpes inn eksternt. For små bedrifter kan det være en god investering å bruke profesjonelle eiendomsmeglere, i stedet for at kontorassistenter skal fly rundt på visninger. Dersom det er behov for tekniske installasjoner, nytt utstyr eller nye kontormøbler, kan det lønne seg å innhente pristilbud fra ulike leverandører så tidlig som mulig. Interiørarkitekter eller andre konsulenter kan bidra med tips knyttet til både image og funksjonalitet.Skal du leie inn et flyttebyrå, kan det være penger å spare på å sondere markedet.
Kontraktene
Hvis bedriften din leier lokaler, og skal leie nye, må du forholde deg til både gammel og ny leiekontrakt. Om nødvendig, søk assistanse hos juridiske eksperter. Er du i tvil om utleieren er seriøs, kan du få utført en kredittvurdering, eller kontakte Brønnøysund. Husk å si opp den gamle leiekontrakten i tide, så det ikke blir en lang periode med dobbel husleie. Før de gamle lokalene forlates er det vanlig at leietaker og eier foretar en felles befaring, for å finne ut hvilke ting som eventuelt skal utbedres. En vanlig klausul i leiekontrakter er at lokalene skal settes tilbake i den stand de var i, men man må påregne normal slitasje og elde. Dersom fukt og råte har poppet frem på grunn av dårlig vedlikehold over lang tid, er dette normalt ikke leietakers ansvar. Leiekontrakten vil vanligvis av-klare hva som er leietakers, og hva som er eiers ansvar. Det er derfor viktig med entydige formuleringer og presiseringer.
Sjekk hva du betaler for
Når kontrakten for de nye lokalene skal inngås, bør du sjekke hva som vil påløpe av faktiske utgifter per måned. Leieprisen varierer etter beliggenhet, standard, servicen som inkluderes, samt prisnivået i markedet. Husk også å vurdere kontraktens bindingstid og regulering av leien. Felleskostnader knyttet til ytre vedlikehold kommer vanligvis i tillegg. Endel bedrifter med bredbåndsbehov har også erfart at de må bekoste utstyr og installasjon selv, og det kan fort bli en dyr affære. Skal du selv stå for vesentlig oppussing, kan dette gi reduksjon i leien. Skal utleier stå for oppussing og utbedringer, bør dette spesifiseres i vedlegget til kontrakten. For å unngå misforståelser bør dette formuleres mest mulig konkret, for eksempel spesifikasjon av malingsfarge og type treparkett som ønskes. Dersom du vil gardere deg mot å sitte med skjegget i postkassa, bør du også passe på at brukstillatelsen for lokalene omfatter den virksomheten du driver. En titt på reguleringsplanen for området kan dessuten avverge at du flytter inn på en fremtidig byggeplass.
Overtakelsesbefaring
Etter at den nye leiekontrakten er signert, og rett før innflyttingen, bør du gå på befaring i de nye lokalene sammen med eieren. Dere kan da sjekke at utbedringer har blitt utført som avtalt og hva som eventuelt gjenstår. En inventarliste er også nyttig for å vise hva bedriften kjøper eller overtar av utleieren, og hva som blir kjøpt inn på nytt.
Selve flyttingen
Ved selve flyttingen bør du huske på å melde fra til Brønnøysund om bytte av adresse. Husk også å melde flytting av telefon og telefax, og å endre headingen på telefaxpapirene.Strømmåleren må selvsagt leses av. Kopimaskiner og lignende utstyr flyttes ofte av leverandørene, og ikke av flyttebyrået. Vil du ikke bruke et flyttebyrå, kan det for eksempel hyres inn folk fra et idrettslag.Hver ansatt får et pakkeansvar, og det personlige kontorutstyret pakkes ned i esker som merkes med etiketter. God merking er viktig. Lag gjerne en egen VIP-kasse med viktige kontrakter og møtedokumenter. Husk også på at noen får ansvaret for å pakke ting som står i fellesarealene, for eksempel på sentralbord, printerrommet og bøttekottet. Bilder og pyntegjenstander må pakkes godt. Flyttegodset er normalt dekket av innboforsikring og transportforsikringen, men for ekstra verdifulle gjenstander bør det vurderes egen forsikring. Husk å sjekke at de nødvendige forsikringer er betalt.
Sikkerhet
Ved flytting blir det mange flyttefolkene som løper ut og inn av dører, spesielt i de tilfellene hvor bedriften har vært spredt rundt på ulike kontoret, men nå skal samlet under ett tak.Noen ganger kan det av sikkerhetsmessige årsaker være nyttig med dørvakter, som sjekker hvem som går ut og inn. Husk å samle inn alle nøkler og adgangskort fra de gamle lokalene, slik at alt kan leveres tilbake til eieren.Når alt og alle er installert i de nye lokalene er det tid for oppfølging. Sjekk at maskinelt utstyr fungerer som det skal og at alle leverandører har levert som avtalt. Lys,- støy og ventilasjonsforhold oppleves nå i praksis, og det kan bli nødvendig med justeringer etterhvert.
Sjekkliste ved leie av nye lokaler
– Sjekk oppsigelsestiden– Mulighet til fremleie– Arealbehov– Enkeltmannskontorer– Antall arbeidsplasser– Antall kvadratmeter per kontor– Antall kvadratmeter totalt– Kontorlandskap– Undervisningslokaler– Møterom– Kantine– Toaletter– Garderobe– Lager– Produksjonslokaler– Parkeringsplasser– Tilgjengelighet– Naboforhold, miljø– Profilering– Innemiljø– Adgang og sikkerhet
Flere sjekklister finnes på:http://www.naringsetaten.no/naeringslokaler/
Penger å spare på planlegging
-Nøkkelen til en vellykket flytteprosess ligger i planleggingen, selve flyttingen tar bare en helg, sier Katrine Hauge Bø fra System.no.
– Med god planlegging som innbefatter behovsanalyser og kostnadskartlegging, kan man unngå økonomiske tap når man flytter, sier hun.Hauge Bø har jobbet med rådgivning knyttet til arealplanlegging, flytting og organisasjonsutvikling i syv år. På den måten har hun fått god erfaring med hva bedrifter bør passe på, både før, under og etter en flytting.– Ta for eksempel en salgsbedrift som omsetter for millioner. Forberedelsene til flyttingen vil nødvendigvis skape støy i organisasjonen, med rydding, pakking og folk som flyr rundt og skal ordne alle mulige ting. Da gjelder det å vite hvem som skal ha ansvaret for hva, for at ting skal gjøres effektivt. Under selve flyttingen vil salgsbedriften kunne tape én arbeidsdag, vanligvis en fredag som går med til pakkingen, og dermed tapes omsetning. Det er derfor viktig å bli operativ så fort som mulig igjen, det vil si at alt må være på plass i det nye lokalet mandag morgen. Dersom telefon og dataanlegget ikke fungerer om morgenen, kan man tape nok en dag. Men dette kan unngås ved at dataansvarlig og teleeksperter installerer og sjekker utstyret på søndagen, sier hun.Hauge Bø påpeker også at flyttingen ikke er over når inventar og utstyr har kommet på plass i det nye lokalet:– Prosessen er ikke over når flyttelasset er levert. Da skal man jo tilbakelevere gamle lokaler, og man skal sjekke at ting er på plass i de nye lokalen. Det kan være lurt å ta en overtakelsesbefaring sammen med flyttebyrået, så får man sjekket med en gang at tingene er like hele, sier hun.– Etter innflyttingen i de nye lokaler vil man også se hvordan ulike forhold fungerer i praksis, som for eksempel kontorinndelingen, kantineløsning, renhold, støy- og lysforhold. Det kan være det blir behov for ulike trivselstiltak.
