Ny retur fra Kartverket: «Dokumentet er ikke bevitnet korrekt»

Når et dokument skal signeres i utlandet er det ikke nødvendigvis enkelt å oppdrive personer som gyldig kan bevitne og bekrefte en signatur. Vi loser deg gjennom hvordan du får en gyldig bevitnet signatur.

Krav til vitnebekreftelse

Når skjøter eller pantedokumenter skal tinglyses fysisk, må signaturen på dokumentet bevitnes og bekreftes. Dette kan gjøres av to myndige personer som er fast bosatt i Norge, eller av norsk advokat eller andre yrkesgrupper som kan bevitne alene.

Norsk ambassade eller konsulat

Hvis signataren bor eller jobber i nærheten av en norsk ambassade eller et konsulat, kan de dra dit for å få bevitnelse og bekreftelse av en norsk utenrikstjenesteperson som stempler dokumentet med utenriksstasjonens stempel.

Denne bekreftelsen tilsvarer den fra en norsk advokat eller andre yrkesgrupper som bevitner alene i Norge, og dokumentet er klart til tinglysing.

Notarius publicus

Er det ikke en norsk utenriksstasjon i nærheten, kan man også få bekreftet signaturen sin hos en utenlandsk notarius publicus. Hvem som har denne tittelen bestemmes av de enkelte lands egne lover. I Norge er dette tingrettene. I Norge kan man "deponere" signaturen sin hos notarius publicus, slik at man ikke må møte opp og signere foran dem for at de skal kunne bekrefte signaturen. En slik deponering er gyldig i to år.

Husk at signataren må ha med gyldig ID til notarius publicus.

Apostille

For de nordiske landene holder det med bekreftelse fra notarius publicus, men utenfor Norden kreves det også at dokumentet etterpå legaliseres med et såkalt apostille-stempel. Dette stempelet bekrefter notarius publicus' myndighet i henhold til landets lover. I Norge er det Statsforvalteren som påfører dette.

I noen land har notarius publicus apostillebekreftelse direkte i eget stempel eller som et tillegg, men som oftest må signataren innom et annet kontor etter besøket hos notarius publicus. Med andre ord er det greit å gjøre dette riktig første gang, så man unngår flere runder.

For noen veldig få land som ikke har tiltrådt Apostillekonvensjonen, er det en (enda) tyngre legaliseringsprosess.

Signaturretter

Når det signeres på vegne av et utenlandsk selskap, må det dokumenteres at personen(e) kan signere på vegne av firmaet. Dette kan gjøres på to måter.

Det enkleste er at notarius publicus ikke bare bekrefter selve signaturen, men samtidig bekrefter at den som signerer har nødvendige fullmakter fra selskapet. Da må man fremlegge dokumentasjon for notarius publicus, som påfører en bekreftelse på at landets regler om dokumentasjon for signaturrett er fulgt. Merk at dersom det stilles krav om legalisering med apostille, må bekreftelsen på at landets regler om signaturrett er fulgt skje før apostillepåføringen, fordi også denne bekreftelsen må legaliseres ved at notarius publicus' myndighet bekreftes.

Dokumentasjon på signaturretten kan også bevises ved at en utenlandsk firmaattest først oversettes av en autorisert oversetter, og deretter påføres apostillebekreftelse og vedlegges dokumentene som sendes tinglysing.

Artikkelforfatterne er fast advokat Christina Norland og senioradvokat Helene Amalie Flølo i Advokatfirmaet Selmer.