Er du forberedt på kritiske spørsmål om egen virksomhet og leverandører?

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022, og har som formål å styrke menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold – både for egne ansatte, alle ledd i leverandørkjeden og hos forretningspartnere. Bøtenivået som ble fastsatt i februar i år er et tydelig signal fra myndighetene om at bedriftene må ta loven på alvor.

Kjenn din leverandørkjede

Loven stiller strenge krav til selskapers bevissthet om egen virksomhet, og offentligheten har rett til å kreve informasjon fra selskapene om hvordan de jobber for å styrke menneskerettighetene i sin leverandørkjede.

– Etterlevelse av åpenhetsloven gir transparens og bygger tillit og integritet. Som innkjøper må du ha en høy bevissthet om hvilke krav og forventninger du stiller til samarbeidspartnere, leverandører og underleverandører, og til hvordan du skal dokumentere dette, sier Kathrine K. Tilrem, viseadministrerende direktør i Newsec Property Asset Management

Les også: Nye krav til åpenhet» i siste rapport fra Newsec Property Asset Management.

Omdømmebygging

Bertil Møller Fyrileiv er konsernadvokat i Newsec Property Asset Management, og han forteller at selv om åpenhetsloven først og fremst gjelder for større virksomheter, er tendensen at stadig flere virksomheter vil følge lovens krav selv om de ikke må.

– Flere ser at dette bidrar til å styrke omdømmet samtidig som de tar et større samfunnsansvar for å sikre en mer bærekraftig og rettferdig fremtid for alle. Ingen vil bli forbundet med underleverandører som bruker barnearbeidere i produksjon av varer, renholdsleverandører som ikke gir anstendig lønn til sine ansatte eller leverandører som ikke tar hensyn til miljøkrav i sin produksjon, sier Fyrileiv.

Start med en plan

Fyrileiv fremhever viktigheten av å ta en grundig gjennomgang av egen virksomhet. Første steg i prosessen er å lage en plan, i tillegg til å sette konkrete mål for arbeidet.

– Du må kartlegge egen virksomhet, interne kvalitetssystem, rutiner, innkjøpsregelverk og leverandøravtaler. Bruk gjerne en ekstern rådgiver som kan hjelpe dere med å forstå og opptre i tråd med regelverket, sier Fyrileiv.

Tilrem poengterer at etterlevelse av åpenhetsloven bør være noe virksomheten gjør kontinuerlig, og ikke bare som en engangsaktivitet.

– Det handler om å være bevisst og dokumentere sammenhengen mellom måten næringslivet drives på og konsekvenser for mennesker og miljø.

Høyt bøtenivå

Myndighetene fastsatte 14. februar i år regler for utmåling av mulkt og overtredelsesgebyr ved brudd på åpenhetsloven. – Gebyrnivået som er valgt viser at arbeidet med åpenhet ikke bare er en formalitet, men en realitet bedriftene må ta inn over seg, sier konsernadvokat Fyrileiv.

Gjentatte brudd på åpenhetsloven kan etter forskriften medføre gebyr på inntil fire prosent av årsomsetningen eller inntil 25 millioner kroner. Det er her det høyeste beløpet som kan ilegges.

- Bedrifter kan blir hardt straffet om de ikke etterlever reglene om offentlig redegjørelse av egne aktsomhetsvurderinger eller ikke gir offentligheten informasjon som kan etterspørres etter loven, sier Fyrileiv.

License to operate

Kathrine Tilrem påpeker at åpenhet bare er én side av bærekraft, og hun anbefaler at man ser på bærekraft og transparens i et større perspektiv. Hun tror at virksomheter som etterlever regelverket, utarbeider god dokumentasjon og er transparent i måten de opererer på, vil oppleve å ha et konkurransefortrinn.

- Det handler om å sørge for at virksomheten har et godt grunnlag for en solid og fremdriftsrettet drift. Kall det gjerne å sikre seg en «License to operate», avslutter Tilrem.

Lurer du på hva din virksomhet bør gjøre for å etterleve kravene i åpenhetsloven?

Ta kontakt med juridisk avdeling i Newsec.