Har automatisert opptil 95 prosent

Økonomidirektørene i eiendomsselskapene Bonum og Beliggenhet Holdning møtes med de allsidige kravene som stilles til moderne CFOer i eiendomsbransjen:

· Digital endring med innsikt og analyse

· Modernisering av tidkrevende prosesser med automatisering

· Legge til rette for innovasjon

· Bidra til at virksomheten lykkes med bærekraft i samfunnets grønne skifte

Begge eiendomsselskapene skal vokse mye på kort tid, og tilgang til oppdaterte styringstall og sanntidsfakta rundt hvert prosjekt er en forutsetning for lønnsomheten.

Det er særlig krevende oppgaver å legge til rette for i konsernstrukturer der store verdier og mange oppgaver fordeles på få personer i slanke organisasjoner. Derfor har også økonomidirektørene Jan Fredrik Jorddal i Bonum, og Finn Berntsen i Beliggenhet Holding valgt det norske skybaserte økonomisystemet Xledger for å forenkle, fornye og forbedre driften.

Last ned et inspirasjonshefte med innsikt som er relevant for den moderne CFO i eiendom her.

Krav fra ledelsen og kollegene

I kjølvannet av Covid jobbes det nå på nye måter i næringslivet. Hybride arbeidsformer er normen og ansatte ønsker en mye mer fleksibel tilnærming til hvor og når arbeidsoppgaver skal løses. Et skybasert økonomisystem har vært en viktig forutsetning for at Bonum og Beliggenhets økonomiavdelinger har holdt seg i forkant i krevende tider.

– I eiendomsbransjen har vi mange aksjeselskap vi skal håndtere i konsernstrukturer. Med over 30 selskaper blir det mange transaksjoner, sier CFO i Bonum Jan Fredrik Jorddal.

Beliggenhet Holding har også gått fra manuelle rutiner og tidkrevende rapporter til en tilværelse der økonomisjefen har fått en mer overordnet rolle.

– Strukturen i Xledger gir oss helheten av konsernet, samtidig som jeg kan drille ned i detaljer. Revisorene er veldig fornøyde når de er på besøk hos oss, og abonnementsfaktureringen fungerer så bra at jeg nesten glemmer at vi sender ut fakturaer, sier CFO Finn Berntsen fornøyd.

– Målet har vært å samle den viktige informasjonen og dataene på færre steder, og gjøre innsikten tilgjengelig. Kollegene fremhever at de har fått større forutsetninger til å ta bedre valg, sier Jorddal.

Fra kontrollører til premissgivere

Ansporet av erfaringene med system i skyen er Berntsen og Jorddal ivrige etter å lykkes med sine nye roller i bedriften. Etter at Xledger ble navet i driften bruker økonomisjefene tiden sin bedre: Automatiseringsandelen på bilag og transaksjoner er allerede oppe i 90-95 prosent.

Økonomiavdelingen har flyttet seg fra å være reaktive kontrollører til mer proaktive premissgivere for verdiskaping.

– Vi bruker null tid på regnskap i dag kontra 100 prosent i «gamle» dager. Vi har snudd hele økonomiavdelingen til å jobbe med konsernlikviditet, controlleroppgaver for prosjektene, selskapsrapportering, og analyser knyttet til kjøp og finansiering, sier Jorddal som fremhever at risikoen for menneskelige regnskapsfeil også er svært redusert.

Som ihuga teknologientusiaster, har Jorddal og Berntsen satt kursen inn i fremtiden. Planen er å innføre teknologi på alle steder der dette er hensiktsmessig, og flytte fordelene ut i avdelingene og til de enkelte prosjektene.

– Fremtidens økonomiavdeling blir veldig «lean». Vi er allerede langt inne i bruken av kunstig intelligens i systemene, og vil se en rivende utvikling. Det gjør at vi kan gjøre avanserte analyser tilgjengelig i sanntid, og kan dele innsikt slik at våre kolleger kan ta enda bedre valg gjennom prosjektenes levetid, sier Berntsen.

Bærekraft og klimaregnskap

I sommer kom kommunal- og moderniseringsminister Nikolai Astrup med utspill om at klimaregnskap skulle bli et krav i den neste bygningstekniske forskriften (TEK17). Hensikten er å få bukt med den høye ressursbruken og de store klimagassutslippene i bygg- og anleggsnæringen. Klimaregnskapet er i så måte forutsetningen for å skaffe seg oversikt og kontroll, og deretter sette tydelige forbedringsmål. Jorddal forteller at kravene er ønsket og ventet, og Bonum er allerede godt i gang med arbeidet.

– Kundene vil sette stadig høyere krav til at vi skal ta miljøbevisste valg gjennom hele byggeprosessen. Derfor har vi en person i hvert prosjekt som har dedikert ansvar for at vi skal ta så mange og riktige miljøvalg som mulig. Totalentreprenørene våre bruker allerede i dag klimaregnskap, og vi får data fra de som gjør oss i enda bedre stand til å gjøre stadige forbedringer, sier Jorddal.

Beliggenhet Holdig er også godt i gang med å kartlegge og analysere sine næringsarealer slik at beregningene kan gå inn i påkrevde klimaregnskap.

– Vi jobber hele tiden for å ligge i forkant av kravene som stilles til oss på en effektiv måte. Vi ønsker å ta ansvar og skape tillit, og alle i selskapet er bevisst når det gjelder å ta gode valg rundt klima og miljø. Klimaregnskapet hører naturlig hjemme hos økonomiavdelingen, og det er en av flere måter der vi kan bidra til å skape konkurransefortrinn for selskapet, sier Berntsen.

Les mer om smarte løsninger for økonomistyring i eiendom her