Hva er en innsiktsdrevet arbeidskultur?

Tall gjør noe med oss. Se for deg speedometeret i bilen, det gir deg innsikt for å kunne gjøre justeringer underveis ved behov. Det er en grunn til at treningsklokker og skritt-tellere selger som aldri før. De gir deg bedre forutsetninger til å gjøre mer av det som er bra. Det kryr av apper som gjør at du kan måle om det var en rask eller langsom sykkeltur sammenlignet med tilsvarende segmenter. De åpner opp for en diskusjoner med andre mosjonister og treningsentusiaster, og de gjør det enkelt å sette mål og kjenne på mestringsfølelsen når det går i riktig retning.

LAFT er leverandør og rådgiver for eiere, forvaltere og driftere av eiendom i ulike segmenter. Vi er opptatt av at det er forskjell på tall eller data og innsikt. Et tall alene sier lite. 73 arbeidsordre på en eiendom, for eksempel, sier ikke stort. Men om du får vite at det er 5% mer enn i fjor, 23% mindre enn forrige uke, og 2% kortere ventetid enn en gjennomsnittlig eiendomsaktør - så har du innsikt som sier veldig mye mer. LAFT Innsikt er en ny modul som vil gi deg akkurat dette.

Hva kjennetegner en produktiv og innsiktsdrevet arbeidskultur?

Sara Kjelstrup, daglig leder LAFT.
Sara Kjelstrup, daglig leder LAFT.

Vi ser at aktører i økende grad er opptatt av data og innsikt som gode arbeidsverktøy. Samtidig er de som lykkes best bevisste på kulturbygging i parallell. Det hjelper ikke å gi et fotballag godt utstyr, om man ikke er enige om hvordan man skal spille sammen, sier Sara Kjelstrup daglig leder i LAFT.

Hvorfor er innsikt viktig?

Bedre beslutninger om bruk av ressurser: med innsikt har du bedre forutsetninger for å allokere ressurser bedre, og oppdage tidlig hvor det skorter. Er det mye som henger ett sted, mens andre er ajour eller venter på avhengigheter?

Bedre forutsetning for å gjøre mer av det som er bra: noen “knekker koden”, og da gjelder det å finne ut hva som var bra, slik at andre i organisasjonen kan lære av dette. Å replikere suksess er enklere med god innsikt.

Over tid gå fra “brannslukking” til proaktivt vedlikeholdsarbeid: i svært operasjonelle virksomheter er det lett å drukne litt i at alt “haster”. Dette resulterer ofte i at man blir løpende fra brann til brann og ikke evner å løfte blikket, og over tid jobbe mer proaktivt. Det tar tid å komme dit, men med gode verktøy er det lettere å bygge stein på stein i riktig retning.

Kommunikasjonsverktøy og målstyring: ukentlige oppsummeringer og rapporter bidrar til at man har et godt grunnlag for å både kommunisere bedre internt og jobbe samlet etter mål man setter seg. Velg de 1-3 viktigste nøkkeltallene for perioden og fokuser på de til det er relevant å skifte fokus. Eksempelvis kan en fase være preget av “dugnad” - rydde i gamle arbeidsordre og rutiner som er utdaterte, en annen fase preget av målsetting og kalibrering, mens en annen fase er rettet mot å bygge gode rutiner og prosesser for fremtiden.

Vår erfaring viser at det er noen organisasjoner som i større grad lykkes med høy produktivitet og raskere beveger seg fra kontinuerlig “brannslukking” til mer proaktivt vedlikehold. Det er noen fellestrekk og disse handler først og fremst om kultur. Vår nye modul LAFT Innsikt vil bidra aktivt i dette arbeidet, avslutter Sara Kjelstrup.

5 tips for kunder som vil lykkes med å bruke data og innsikt aktivt i sin forvaltning:

De er opptatt av fakta, tall og innsikt og ikke redd for å måle eller finne metoder å måle på. De er opptatt av å få opp tallene, selv før de vet helt hva de kommer til å finne. Når de har hypoteser, er kulturen å finne tallene som kan bekrefte / avkrefte, fremfor synsing og gjetting. I stede for å si “det er så vanvittig mye å gjøre om dagen” i lunsjen, så kjenner de tallene - “nå er det 12% flere arbeidsordre enn i fjor på denne tiden”. Det styrker dem i kampen om ressursene over tid.

De rapporterer flere feil og problemer enn de andre. Flere studier viser at de mest produktive og velfungerende teamene, er også de teamene som rapporterer flest feil og problemer. Det er fordi de er trygge på at de i fellesskap lærer og utvikler seg mer av å få alt opp på bordet. De er opptatt av å lære og synliggjøre utfordringene, fremfor å skyve dem under teppet. I «trygge» arbeidsmiljøer føler folk seg 100% sikre på at datafokuset ikke handler om å henge ut det som ikke fungerer, eller de som ikke presterer. Det handler om en genuin nysgjerrighet på hvordan ting står til, for at man skal kunne ta de beste avgjørelsene om ressursfordeling, effektivisering og veien videre.

De er nysgjerrige. De sterkeste kulturene er alltid på jakt etter forbedringer, ikke problemer. De leter ikke etter syndebukker, men er genuint nysgjerrig og søker kunnskap - hvorfor ser tallene ut som de gjør? Er det flaskehalser vi kan hjelpe hverandre med? Hva kan vi lære av de som er gode, og hvordan kan vi replikere?

De evner å replikere suksess. Gjør mer av det som fungerer bra. Om noen gjør noe som åpenbart fungerer bra - la dem skinne og forsøk å ta med det beste til andre deler av organisasjonen. Del gode erfaringer og la det inspirere på tvers.

De feirer suksess sammen. Organisasjoner som setter felles mål og feirer, når også lengre. Lag “bløtkakeøyeblikk” - finn milepæler som er verdt å markere. “1000 arbeidsordre ferdigstilt så langt i år”, “3 måneder på rad med 80% ferdigstilte arbeidsordre innen 21 dager”, “Vedlikeholdsplanen er fulgt iht plan og budsjett”

LAFT øker satsingen på data og innsikt fremover

Ved å bruke innsikt og verktøyene aktivt, vil man over tid jobbe mer kostnadseffektivt og smartere. LAFT er rådgiver for over 200 kunder som forvalter 50 000 bygg, og sitter dermed tett på både marked og behov. LAFT innsikt er en egen modul som vil bidra til kloke beslutninger for byggene i porteføljen.

LAFT tilbyr allerede 11 ulike rapporter og dashboards til forvaltere og utførere, men dette er selvfølgelig bare starten. Plattformen og modulen er under kontinuerlig utvikling, og vi jobber allerede med flere produkter som årsrapport, brannbokrapport, utleierapport og renholdsrapport, for å nevne noen eksempler.

Ta kontakt med oss slik at vi kan demonstrere hvordan LAFT Innsikt kan effektivisere driften.

[email protected]

laft.io

Powered by Labrador CMS