Aktuelt:
TIDLIG FORDELING: Byggesakene blir nå tidlig fordelt i PBE Oslo, og etaten har et mål om å fatte vedtak eller sende mangelbrev til søkeren innen 3 uker.
PBEs pilotprosjekt gir raskere saksbehandling
Plan- og bygningsetaten i Oslo har tatt grep for å effektivisere saksbehandlingen for byggesaker, og så langt ser resultatene ut til å være oppsiktsvekkende gode.
Fra 1. september startet Plan- og bygningsetaten (PBE) i Oslo en pilot for å effektivisere byggesaksbehandlingen. Bakgrunnen er en stor portefølje av saker. Prosjektet er iverksatt i to av etatens fem enheter, som behandler byggesøknader.
– Vi er forsiktig optimistiske, sier Mari Ann Vinje, enhetsleder kvalitet hos PBE.
Resultatene er imidlertid svært lovede. De to enhetene som inngår i pilotprosjektet, hadde i første halvår en gjennomsnittlig tid på første tilbakemelding – altså at det enten var fattet vedtak eller sendt mangelbrev – på henholdsvis 89 og 70 dager. Etter 1. september er den tilsvarende tiden for disse enhetene på ca. 21 dager. Disse resultatene har etaten oppnådd gjennom å endre måten den jobber på.
– Byggesakene blir nå tidlig fordelt, og vi har et mål om å fatte vedtak eller sende mangelbrev til søkeren innen 3 uker, sier Gudbrand Hasvold, enhetsleder i avdeling for byggeprosjekter.
Hvis saksbehandleren er usikker på saken, kan vedkommende få bistand i sitt team. Disse teamene er nå mindre og mer operative enn tidligere. Mens de større teamene før hadde ukentlige møter, har de nye teamene møter daglig. Dette gir den enkelte raske avklaringer og bedre støtte.
– Vi går også grundig gjennom hver sak, samtidig som vi har sjekklister til alle saker. Hvis for eksempel en saksbehandler slutter, kan en ny saksbehandler se hvilke vurderinger som gjenstår før vedtak kan fattes. Vi har også strammet opp arbeidsmetodikken, sier Hasvold.
– Vi oppfordrer også saksbehandlerne til raskt å ta en telefon til søker ved uklarheter, istedenfor bare skriftlig kommunikasjon, som har vært mest vanlig i etaten, supplerer Anne Torill Halse, enhetsleder i PBE.
I de aller fleste byggesakene er den lovpålagte fristen saksbehandling på 12 uker, noe enhetene i piloten er godt innenfor. Pilotprosjektet varer ut året, og da skal etaten evaluere hvordan saksbehandlingen av byggesaker skal foregå fremover.
– Når vi kommer til desember, har vi i pilotenhetene forhåpentligvis bygget ned den gamle porteføljen og har ingen ufordelte saker eldre enn 21 dager, sier Halse.
