Estate Nyheter

NYHETER – NORGE

Hvorfor er eiendomsbransjen sent ute med digitale løsninger?

Annonsebilag

fredag 2. februar 2018 13:42 (Oppdatert 2. februar 2018 13:53)

Om digitalisering, automatisering og brukervennlig interaksjon med leietakere.

For eiendomsforvaltere med mange leietakere er muligens ikke fordelene med digitale løsninger like opplagte som for dem som har direkte kommunikasjon med leietakere. Spørsmålene er mange og usikkerheten ofte stor:

  • Ønsker virkelig en leietager å ha en app de kan logge inn på?
  • Vil man som utleier vise all informasjon for den kommersielle leietakeren, for Vil man som utleier tilgjengeliggjøre all informasjon ovenfor leietager?
  • Er leietakere redde for å lagre følsom virksomhetsinformasjon digitalt i skyen?

Eiendomsbransjen har tradisjonelt sett vært konservativ, likevel har denne bransjen minst like mye å vinne på å henge med i den digitale utviklingen.

En leder som skal signere en avtale kan være på reise, eller være stasjonert i et annet land, og vil ønske å signere avtalen digitalt uavhengig av hvor han befinner seg. Mange leietakere foretrekker dessuten å få sine fakturarer elektronisk innlest i sin leverandørreskontro. Og hvorfor skulle ikke leietakere kunne ha nytte av rask registrering og oppfølging av sine anliggende overfor utleier i et mobilt, digitalt format?

 

Utleie av lokaler stiller spesielle krav

Virksomheter som leier ut kontor- og butikklokaler må kunne tilpasse, forlenge og reforhandle ulike typer leieavtaler så smidig og effektivt som mulig. Utfordringen er da å kunne kombinere full oversikt, enkel håndtering og løpende tilpasning.

Det handler også om å optimalisere fremtidige leieinntekter når en leieavtale blir sagt opp. En avsluttet leieavtale genererer ledig plass som kan leies ut i sin helhet eller i mindre deler. Kanskje må bruken av lokalene også omdisponeres for å passe den nye leietakeren. En historisk oversikt over hvem som har leid hva, er også nødvendig, ikke minst av hensyn til mva. Å forenkle administrasjonen av alt dette, og samtidig ha kontroll og oversikt, stiller høye krav til det administrative systemet.

Mange forvaltere av næringseiendommer bruker i dag forretningssystemer laget for generell bruk, med eller uten ekstra funksjonalitet for eiendomsselskaper. Andre har valgt å investere i dedikerte løsninger for eiendomsselskaper, og noen vurderer akkurat nå hva de skal velge

 

”Den nye normalen”

Et godt system for eiendomsforvaltning skal ikke bare dekke de mest opplagte områdene – fra økonomi og utleie-administrasjon til eiendomsskatt og merverdiavgift, teknisk forvaltning og oppgavebehandling. Det bør for eksempel også kunne simulere utleie av eventuelle ledige lokaler og ulike typer investeringsprosjekter.

Tre konkrete forhold som i digitalseringens tidsalder opptar flere og flere eiendomsselskaper er mobilitet, automatisering og sosial interaksjon mellom utleier og leietaker. På samme måte som innenfor andre forretningsområder handler mobilitet her i stor grad om ”self service” og fleksibilitet. Det kan for eksempel dreie seg om smidigere justering av en utleiekontrakt via en lett tilgjengelig portal.

Rask og enkel service via internett er i dag ”den nye normalen”. Mange betrakter oppgavebehandling via et mobilt grensesnitt som en selvfølge. Det gjelder å holde orden på avtalte møter, dokumentere overenskomster, fange opp ønsker om – eller behov for – større lokaler, og løpende gi kundene så god service at de fornyer avtaler og fortsetter som leietakere.

Steg for steg vil det løpende være mulig å automatisere stadig flere funksjoner. Det gjelder også administrasjon av tegninger og komplekse dokumenter – en krevende og kostbar prosess hvor manuell håndtering øker risikoen for feil. En annen faktor som man heller ikke skal glemme er den pågående internasjonaliseringen, som blant annet medfører at selskaper som har eiendom i flere land må forholde seg til landenes ulike lovgivning og regelverk. På dette området kan et felles, gjennomtenkt eiendomssystem som er utviklet med funksjonalitet som løser disse utfordringene, gi store gevinster.

Vil du vite mer om digitalisering i eiendomsbransjen? Last ned 4 tips for å effektivisere administrasjon av eiendomsporteføljen.